双愛会 様の導入事例

訪問医療では、一人の患者と家族に対し、医師、歯科医師、薬剤師、ケアマネージャー、ヘルパーなど多数の関係事業所・事業者が存在し、患者をどう支えていくか、情報共有が常に必要とされる。双愛会では、その情報をシステム管理し、関係事業所とスムーズに連携しようという方針で、2017年にとある外資系のシステムが導入されていた。システム選定の際、当時別の医療系企業に勤めていた清水氏が、伊谷野理事長から相談を受け、紹介したものが採用されていた。その後、清水氏は縁あって2018年に双愛会に転職する。しかしそのシステムはなかなか定着せず、導入から2年経った2019年、継続するかどうかの決断を迫られていた。

当時のシステムを継続・改修するのか、他のツールに移行するかを１ヶ月以内に決める必要があった。そこで清水氏はすぐにkintone導入検討に着手する。システム開発経験はなく、もちろんプログラミングもわからない。しかも各店舗の事務長業務と兼任という状況だった。清水氏はまずサイボウズの導入相談カフェ（※ 導入相談カフェは、2022年6月より「キントーン相談窓口」に名称が変更になりました）に申し込み、対面で2時間みっちり相談した。その後もわからないことは何度も電話サポート窓口に問い合わせしながらアプリを構築していったという。そうして患者と関係者、事業所、活動履歴がつながる地域連携アプリが完成した。項目を削ぎ落として最低限必要なものに絞るなどの工夫はしたものの、それまでのシステムでは２ヶ月かかってもできなかったことがなんと3日で完成した。理事長からも「早く構築できていいね！」と好評で、kintone導入が決まった。

一方、双愛会ではすでに様々なシステムが導入されており、現場の職員は新しいシステムに移行することに慎重になっていた。そこで清水氏は自ら率先してkintoneへのデータ入力を行った。次に職員と一緒に入力し、こまめに声がけをしながら、徐々に職員自身で入力できるように働きかけていったという。小さく素早くアプリ構築し、現場職員の声に寄り添いながら徐々に改善を重ねていくことを心がけた。

「現場職員に自分の意見が反映されたアプリだ、と思って欲しかったんです。だから要望を聞いて回ってアプリを改善していきました。要望が出てこなくなると、次は現場をひたすら観察しました。例えば業務中にメモ帳を使っているスタッフを見かけると、どんなことが書いてあるのか見せてもらい、その内容を元にアプリの項目を追加する、といった具合です。現場には改善のヒントがたくさん潜んでいて、会議やヒアリングでは出てこなかった“お宝”が見つかるので、宝探し感覚で観察していました」

双愛会のkintoneプロジェクトは順調に進んだ。しかし導入から半年が経ったころ、現場の要望に対して、解決できないことが増えてきた。例えば「フィールドに色を付けたい」「文字を大きくしたい」「ルックアップで連携しているアプリを自動更新したい」などだ。理事長からの要望も増えていた。それらの多くは当時契約していたライトコースで解決するのは難しく、スタンダードコースへ契約変更する必要があった。しかし清水氏は、理事長にスタンダードコースへの契約変更を提案できずにいた。「本当にこのまま進めていいのだろうか？」「他に手段はないのだろうか？」「このモヤモヤを誰かに共有したい」そう悩んでいたころ、サイボウズが主催するイベントCybozu Daysが開催されることを知り、理事長と一緒に参加することにした。

「Cybozu Daysというイベントの雰囲気に圧倒されて率直に『サイボウズってすごい』と思いました。そしてちょうど医療業界でのkintone活用事例セッションがあり、うちの数歩先を行く在宅医療の活用事例を聞くことができました。まさにこれからやりたいと思っていたことが実現されていて、我々にもできそうだと自信が持てたんです。ここでスタンダードコースに切り替えて、kintone活用をさらに進めていく覚悟ができました」

セッション終了後、清水氏は登壇していたユーザーの方々と連絡先を交換したり、直後に開催されたkintone Café 神奈川に参加したりして、つながりを広げていった。交流の機会や情報源を得ることで清水氏のkintone理解が深まり、できることの引き出しも増えていった。スタンダードコースへの変更と連携サービスを活用することで、未解決・保留状態だった現場の要望が解決していったという。

特に取り組みが進んだのが緊急往診業務だ。緊急往診は、患者の急変に対応して、24時間365日体制で出動することが求められる。医師・出動担当・緊急受付担当の間で専用の連絡ルートを確保し、チームで対応する。緊急時だからこそ重要となるのが正確性と効率性だ。もともとGoogleスプレッドシートに、救急入電・緊急出動・対応後の振り返りなど、複数にわたるファイルがあり、情報を入力していた。クラウド上で共有されているものの、それぞれのファイルにアクセスして該当の案件を探しだすのに時間がかかっていた。これをkintoneアプリでカルテIDを入力すると関連レコードで他のアプリに登録されている情報が自動的に表示されるようにした。また業務フロー順に項目をタブ表示にし、必要な画面を見やすくした。

このような取り組みを積み重ねた結果、緊急受付一人あたり月32時間かかっていた作業時間が月10時間に削減された。そして患者とその家族に“安心”していただけたかどうかの目安として双愛会が大切にしている指標「ご自宅でのお看取り数」はなんと前年比170%に増えた。

「『最後まで自宅が過ごしたい』と希望される患者さんや『自宅で看取りたい』というご家族は非常に増えていて、私たちもできるかぎりサポートしたいと考えています。ただ、努力・根性だけでそれを継続することは難しい。そのためには仕組みが必要だと考えました。日中の担当医と夜間の担当医が安心して引き継げるようにするために、スムーズに情報共有できる仕組みをつくりたかった。それがkintoneで実現できたんです」

現場からも「情報が見やすくなった」「何度も入力しなくて済むので助かる」といった声が寄せられるようになり、最近は「kintoneでこういうことできませんか？」といった相談も増えたという。

「院内で帳票管理をしているものをどんどんkintone化していきたいですね。また医療は地域課題でもあります。関係事業所との情報共有をさらに強化して、お互いの業務に無駄がなくなっていくといいなと思います。地域のクリニックとタスクを共有するなどして、医療全体の業務改善につなげていきたいです」

双愛会の目指す「医療を通じて”安心”して生活できる社会」が実現する日も近そうだ。