ポスタス 様の導入事例

「POS+」はPOSレジアプリだけでなく、iPad・レシートプリンター・バーコードリーダーなどの付随設備もセットで販売している。商品数の多さに加え、販売代理店も複数関わるため納品業務は複雑だ。「受注登録」「現地調査」「機材発注」「請求」「問い合わせ対応」など多数の工程があり、5つの業務チームが連携して納品対応を行っている。

以前は、こういった受注〜納品業務をBacklog（プロジェクト管理ツール）、Excel、Access、メール、OBIC（請求業務ツール）、といった複数のシステムで管理していた。情報が散在することで連携ミスが発生しやすく、データの二重管理による業務負荷が高かったり、業務の全体を俯瞰できなかったりと課題を抱えていた。これを解決すべく、納品工程を一元管理できるツールの導入を検討した。

統括責任者の泉氏は、スピーディーなビジネススピードに合わせてシステムの調整を自社で行えるツールが良いと考えてkintoneを選択。複雑な業務フローの整理整頓やアプリの要件定義、基幹アプリの土台開発を、サイボウズ オフィシャル パートナーであるアールスリーインスティテュート(以下、R3)に依頼した。また、kintoneアプリを自社で運用するためにノーコードでkintoneカスタマイズができる連携サービス「gusuku Customine」の利用を決めた。

受注登録業務の工数を劇的に削減

「POS+」の受注経路には直販と販売代理店があり、販売代理店ごとに受注処理が異なる。また、納品業務では納品先店舗の現地調査や、設置業者との調整も必要だ。そのため、進捗状況などを社内外で正確に共有することが必須となる。Backlogによる管理では「直販＋販売代理店の数だけBacklogのプロジェクトとログイン画面が存在」していた。代理店ごとに別のプロジェクトにログインし直す必要があるため、受注情報の登録作業はとても手間がかかり煩雑だった。これがkintoneでは「受注案件アプリ」から直販・代理店全ての入力が可能になり、受注情報を一元管理できている。その結果、受注登録業務はシンプルになり入力工数が劇的に減った。

また、以前はチェーン店から複数の受注があった場合、それぞれ１件ずつ登録作業が必要だった。kintoneではCSVファイルでの一括登録が可能になったことで、大型案件の登録にかかる時間は1企業あたり2時間削減。外部業者との連携でもアプリ経由で正確なデータを共有するのでミスを大幅に減らし、月10時間以上の作業時間削減を実現した。加えて、受注情報と紐づく申込書を探す作業は、1日5〜10件から「ゼロ」になった。

「受注案件アプリ」は事務局、日程調整チーム、コールセンター、統括部が部門を超えて利用するアプリだ。ひとつのアプリに情報がまとまっているため、転記作業の手間や連携ミスが激減した。

さらに、業務手順が変わった場合の入力項目の変更も「受注案件アプリ」ひとつを更新するだけで完了する。代理店の数だけシステムの変更作業が必要だった以前のやり方に比べて、受注システム変更の手間も大幅に削減された。

請求業務の効率４倍を達成

一番の導入効果が請求業務の効率化だ。以前は請求書を出すために、複数のツールに点在している請求データを切り出してOBIC(請求管理ソフト)に集約する必要があった。そのため、同じような転記作業が一件につき3〜４回発生していたが、kintoneでは受注案件アプリのデータをもとに自動で請求書を作るので入力作業は一瞬で完了。3人で1週間かけていた請求作業が2人で4日程度に短縮され、作業効率4倍を達成した。

業務システムの内製化による効果

「POS+」では運用開始後にkintoneのメンテナンスを自社スタッフが行うことを目指していたので、R3によるアプリの土台開発は極限までJavaScriptによるプログラミングを行わず、ノーコードでkintoneカスタマイズができる連携サービスgusuku Customineを用いた開発を行った。その結果、現kintone管理者の星野氏を中心に、アプリ改善や新アプリの作成ができる体制を実現。内製で「情報システム部門への社内問合せアプリ」「捺印申請アプリ」「支払い依頼処理のWチェックアプリ」「在庫管理アプリ」「日程調整アプリ」など、多数のアプリが誕生している。業務システムの内製化に取り組んだことで、高速で進むビジネスに業務を柔軟にフィットさせていける体制になり、全社の業務改善スピードは劇的に向上した。

中でもオンボーディングチーム村山氏の活躍は著しい。同チームは、お客様と連携しながらPOSレジの裏側の設定や、訪問日時の調整を担当している。「本日は設置日が近い案件Aを最優先で行う」という具合に、その日のタスクを洗い出して優先順位をつける必要がある。以前は1日の業務を俯瞰するために、代理店ごとの９個のBacklogプロジェクトにログイン後、タスクをExcelにまとめる作業に毎朝30分もかかっていた。kintoneを導入してからは、自作した「1日のタスク洗出しアプリ」を1クリックするだけで、1日のタスク集計を実現。毎朝のストレスも減った。

また問合せアプリの改善業務でも、村山氏は仙台コールセンターの細かな要望を受けてそれに応えたいという気持ちでkintoneアプリを研究・調整。受電時のスムーズな案件検索や応対記録の書き込みを実現した。

kintoneの管理者であり、社内浸透を担当した星野氏は「私が社内にkintone仲間を増やす時に心がけたのは、最初から全員に手取り足取り説明するのではなく、kintoneを利用して興味を持ってくれた方に踏み込んだ説明をすることです。kintoneは誰でも自分が思い描くものを簡単に作れます。マウスが使えればOK。子供向けのプログラミングツールの感覚に似ていて、左側の条件を右側にドラッグするだけでアプリができていきます。気軽な気持ちでまずは触ってもらうことが導入促進のコツです」と振り返る。

統括責任者 泉氏は、インタビューの最後に「kintoneは自分たちのビジネスのスピードに業務をフィットさせていけるものでした。今では業務を効率化しようと思った時にkintoneで行うスタッフが増えているので、今後はもっとやりたいことを提案してくれるようになってほしいですね」と語ってくれた。

（2021年3月 取材）