ニッポンレンタカー東北 様の導入事例

体制を刷新するなかでIT化シフトが加速

実は古野氏は、以前本社にあるリース部に異動した際に、DBを駆使して紙ベースの台帳だった顧客管理を自分自身の手でシステム化した経験を持っており、シフト管理についても同様にシステム化できるイメージは持っていたという。しかし、社内にはIT専門の部署がなかったこともあり、なかなかシフト管理部分でのシステム化が進んでいなかった。そんな折、2015年に現社長が就任したタイミングでIT化の方針が打ち出され、顧客管理基盤を構築した古野氏の経験が買われることに。結果として、新たに働き方改革に向けたシフト管理、時間管理の仕組みを構築するプロジェクトが古野氏主導のもと動き出すことになる。

専任者不在で大前提となったクラウドサービス

新たな仕組みでは、クラウドサービスを利用することを念頭においた古野氏。
「専門の情報システム部門が社内になく、システム部分は兼務で担当している人がほとんどの状況です。だからこそ、社内にサーバーを設置して運用管理を行うよりも、クラウド上で利用できるサービスを前提に当初から考えていました」。

また、長年営業所ごとに個別の運用が行われていたことで、それらの違いがうまく吸収できるよう、柔軟にカスタマイズできる仕組みであることが求められた。さらに、VPNによる接続をはじめとした、ニッポンレンタカーグループ全体で設定されているセキュリティポリシーにきちんと準拠できる仕組みかどうかも大きな要件となっていた。

現場の運用イメージをそのまま実現できる「K-Apps リテール」

そこで古野氏が目を付けたのが、サイボウズの提供するビジネスアプリ作成プラットフォーム「kintone」だったが、業務アプリが手軽に開発できることは理解していたものの、どこから手を付けていいかわからずに一歩を踏み出せない状況が続いていたという。そんな古野氏の背中を押したのが、株式会社アウトソーシングテクノロジーが提供するkintoneの連携サービスの1つ「K-Apps リテール」の存在だった。

「K-Apps リテール」は、kintoneが持つ柔軟なカスタマイズ性を担保したまま、業務に最適な機能がパッケージ化されたソリューション。ゼロから手を付けるよりも開発期間が短縮でき、迅速に業務改善を行うことができ、機会損失を減らしながら大幅にコストカットすることが可能な仕組みだ。

「K-Apps リテール」は多店舗経営における本部、店舗間のコミュニケーションを変えるkintoneのパッケージシステム。詳しくはこちら

「サイボウズの営業の方にお越しいただいたときにやりたいことを具体的に話してみたら、ちょうどいいサービスがあるとご紹介をいただきました。それが、K-Apps リテールが持っていた"シフト表機能"で、まさに我々が求めている機能だったのです。これをベースにカスタマイズを行うことで、我々が抱える課題が解決できると考えました」と古野氏。

実際には、テンプレート化されたパッケージ製品ではあるものの、同社の仕様を基本機能に盛り込むことでサービスを強化する動きもあったことで、コスト的にもリーズナブルな形で導入できる状況にあったという。また、就業時間の入力やシフト計画の策定は営業所で入力することになるが、営業所によってはITに詳しくない方も当然存在している。だからこそ、ITリテラシのレベルに関わらず、誰にでも入力できるようなインターフェースも重要な要素であり、「K-Apps リテール」はまさにうってつけだったという。

結果として、具体的な運用に近いパッケージの存在と柔軟なカスタマイズ性、そして誰にでも使いやすいインターフェースといった同社の要件を満たす基盤として、サイボウズのkintoneが同社のシフト管理のインフラとして選ばれることになったのだ。

シフト管理のクラウド化によって長時間労働の是正につながる働き方改革の第一歩を踏み出す

現在は、kintone上で動く「K-Apps リテール」が持つシフト管理の機能を活用し、各営業所で行われているシフト管理「K-Appsリテール」で行っており、営業所で作成したシフト表を見ながら、本社のほうでもシフトの状況や勤務実態、残業時間などの迅速な把握が可能になっている。シフトの可視化が進んだことで、36協定にて設定された残業時間を超える過重労働の撲滅につながっている状況だ。

「基本的には営業所内でシフト作成、管理が行われていますが、本社側からも適宜チェックできるため、当初目指していた長時間労働の是正につながる働き方改革実現に向けた第一歩を踏み出すことができました」と古野氏は評価する。もちろん、以前は勤務時間の集計にかかっていた時間が大幅に削減され、本社側で4日ほどかかっていた作業がわずか1日程度で終わるようになった点も見逃せない。

シフト管理アプリ 画面1

シフト管理アプリ 画面2

シフト管理アプリ 画面3

すでにシフト管理の運用は開始しているが、それ以外にも営業所ごとの予算実績管理を行うためのアプリも作成済みで、売上やオプション販売、セールスなどそれぞれ予算を設定し、毎月の実績管理を行っていく計画だ。

「これまで予実管理はExcelを用いており、毎日集計するのが大変だったこともあり、特定の曜日を決めて集計していました。しかし、そうなると予算と実績の差がリアルタイムにはわからず、対策が後手に回ることも。今は入力すればその場で分かるため、目標達成のために日々の販売促進活動の計画が立てやすくなっています。最終的には2020年の売上倍増を達成することにつながりますし、その意識を現場に醸成させる効果も期待できます」と古野氏。

予算実績管理アプリ 画面1

多く寄せられる"ETC番号の問い合わせ"に対応できる管理アプリを作成

他にも、kintone上で顧客マスターなど簡単なアプリを作成し、便利に活用しているという。
「通常レンタカーを借りる場合、お客さま所有のETCカードで高速道路などの料金支払いを行っていただくのが一般的です。月末に利用請求が来た場合に、どの装置を使ったのかが明記されており、利用したお客さまからレンタカー設置のETC番号を教えて欲しいという問い合わせがよく寄せられるのです」。

そこで、ETC番号を管理できるアプリを古野氏自身が作成し、問い合わせがあったときにすぐに探し出せるようなものを作っている。「かゆいところに手が届くアプリが簡単に作れるのがkintoneの大きな魅力」と古野氏は評価する。

事故車両のDB化や店舗の衛生管理アプリなど新たな仕組みづくりを推進

実は、すでにkintoneおよび「K-Apps リテール」を活用し、新たな仕組みづくりも計画されている。その1つが事故車両のDB化だ。「通常お貸出しした車両で事故が発生した場合、事故の報告書が作成され、その破損状況の様子を写真撮影しますが、それらがきちんと紐づいていません。実はお客さまが帰られた後に気付く"見逃し事故"などもあるため、そういったことも後追いできるような仕組みが求められていたのです」と古野氏。

そこで、「K-Apps リテール」の"設備修繕依頼"機能を利用することで、事故画像と事故報告書を紐づけて管理できるようにしていきたいという。また、K-Apps リテールの"店舗チェックシート"機能を使い、これまで営業所を定期的に巡回してチェックしていたポスターの設置状況や衛生管理などの情報を一元管理し、現場から報告してもらうことで巡回の手間を減らし、営業所の管理をこれまで以上に徹底させていきたいと古野氏は意欲を見せる。

ETC管理番号管理や、事故車両管理もkintoneでアプリ化

さらに、保険会社や修理工場など定期的に代車調達の依頼がある取引先を同社では"フレンド店"として位置付けているが、数千件あるフレンド店の情報は基幹システム内で管理されており、絞込検索などができない状況にある。この情報もkintone上のアプリで管理できるようにすれば、営業所でもフレンド店の情報が調べやすくなる。現場の業務に役立つ環境づくりは、今後もkintoneで積極的に行っていきたい考えだ。ただし、ちょうどフランチャイズから販売会社へ移行したタイミングもあり、グループ統一で営業所管理の仕組みが別途設定される可能性があるなど、不透明な部分も残されている。「kintoneで作られた営業所と情報共有できる仕組みがグループ全体の基盤になるよう、ぜひ本社に営業してもらいたい」と古野氏はサイボウズに期待を寄せている。（2017年2月取材）

（2017年2月8日 取材）