仕訳や決算などの経理業務は、会計システムのおかげで劇的に効率化されました。

一方で、領収書の処理ひとつとっても、最近は紙で届くもの、PDFデータで届くもの、スマホで撮った写真で届くものと、形式がバラバラです。

また、承認された経費のデータをシステムに転記する際、数字を間違って入力したり、既に処理済みのものを二重に打ち込んだりするミスが起こりがちです。それを防ぐための確認にかえって手間が増えていないでしょうか。

さらに、税務や会計の知識が求められ、毎年の税制改正にも対応しなければならないなど、経理は専門性が高い仕事です。

それだけに特定の人が持つスキルに頼り切りになりやすく、担当業務の属人化につながる、という問題を生みます。中小企業で前任者が一人経理だった場合などはなおさらです。

前任者がしまい込んだ資料が整理されていなくて見つからない、イレギュラーな処理がなぜ存在するのかわからないなど、属人化による困った経験をたいていの経理担当者はしているでしょう。

Excelによる属人化した台帳管理からの脱却

経理部門の課題解決について詳しい、サイボウズ株式会社の山本靖之氏は、ツールを使った情報の一元化を勧めます。

「経理業務をラクにするには、まず、あちこちに散らばっている情報をみんなが見える場所にまとめ、最新のものが常にどこにあるかをはっきりさせることです」

たとえば、中小企業ではリース資産を個人がつくったExcelの台帳で管理しているケースが多いと思われます。Excelの台帳はえてして担当者個人のPCに保存されバージョン管理ができていない、つくった本人しかわからないマクロが後任者にうまく引き継げない、といった問題が生じてしまいます。

そうした悩みを解決するツールとして最適なのがkintone（キントーン）です。

キントーンは、AIとノーコード（必要な項目をドラッグ＆ドロップで追加する簡単な方法）で業務に必要なアプリを作成できます。台帳管理や申請処理、進捗の共有など、さまざまな業務に活用できます。仕訳や決算は会計システムの仕事ですが、その周辺にある「Excel・紙・メールで何とかしている業務」を一手に引き受けるのがキントーンの役割です。

身近な例として、リース資産の管理を考えてみましょう。Excelデータを簡単に取り込めるので、管理台帳をキントーンのアプリに置き換えることができます。最新版を複数人で共有でき、契約書も紐づけて管理できます。

加えて、リース満了期限日のデータをもとに、「30日前」などのタイミングで担当者に通知を送ることもできます。更新が来るタイミングを失念し、リース会社からの契約更新についての通知にあわてて再リースか入れ替えかの指示をあおぐ、などという事態も防げます。

また、閲覧・編集権限が設定できるので、知らない間にデータを修正されてしまう、といった心配もありません。

承認待ち・書類不備をなくすワークフロー機能

「経理業務をラクにするもうひとつのポイントが、ワークフロー機能を使った業務プロセスの改善です」（山本氏）

経理の仕事を渋滞させる要因のひとつが、処理を進めるための情報がなかなか揃わないことです。予算の申請に対する上司の承認が遅れたり、経費精算に必要な領収書が提出されなかったりといったことがよく起こります。これらに対応するためのやりとりは、かなりのストレスになります。

その課題への有効な対策が、申請から承認、処理までのワークフローを標準化することです。

キントーンでは、申請→上長承認→経理確認といったステップを設定し、各段階の担当者が処理しないと次に進めない仕組みをつくれます。備品購入の申請・承認であれば、上長が承認しない限り購入に進めないフローにでき、今どの申請がどこで止まっているかも一覧で把握できます。さらに、スマホやPCからいつでも承認できるので、上司の不在で申請が滞留する、といった問題も解消できます。

新規取引先の口座開設や与信枠の設定・申請といった業務にも、ワークフロー機能はぴったりです。

また、売掛金回収のプロセスをアプリにまとめれば、取引先ごとの回収状況を一覧で共有でき、遅れがちな取引先にはリマインダーで担当者にアプローチを促すこともできます。

あわせて、社内からの経理への問い合わせを管理するアプリをつくれば、「こんなものを買いたいが費用として申請できるか」「この会合への出席は交際費か」といったよくある質問をまとめてFAQにすることも可能です。問い合わせる側は過去の回答を参照でき、経理側は同じ質問への対応を繰り返す手間が減ります。

このようにさまざまな業務の効率化が可能なキントーンですが、その機能はここで紹介した台帳管理やワークフローに留まりません。会計システムとの連携や、AIを活用した業務サポートなど、さらに活用の幅を広げることもできます。

「ITが苦手で、できるか不安という声もよくいただきますが、すぐに使えるアプリのひな型も豊富に用意しています。まずはそこから試してみてほしいですね」（山本氏）

身近な日常業務の効率化から始めてみませんか。

※本記事は『企業実務』2026年8月号（P.14-15,日本実業出版社）に掲載した記事広告を転載したものです。

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