今月は【フォームブリッジ】を徹底解説！kintone エバンジェリストのおすすめ連携サービス紹介
今月連携サービスをご紹介いただくのは？
kintone エバンジェリストのメンバーが、おすすめする連携サービスを定期的にご紹介していくこの連載。今月は、山本 珠恵さんにkintoneのおすすめ連携サービスをご紹介いただきます。それでは山本さん、お願いします！✨
kintone エバンジェリストとは？
あふれんばかりのkintoneへの愛と豊富な知識や経験を持ち、kintoneのあらゆる可能性をオープンな場で、公開・発信し続ける 個人を対象にサイボウズが公認した方です。（詳しくはこちら）
自己紹介
kintone エバンジェリストの山本珠恵です。「yama」という名前で活動しています。
普段の仕事は自社のSaaSサービス（kintoneとは無関係です）のBtoB営業...だったのですが、kintoneが好きすぎてあれやこれやとアプリを作っては提案を続けていたら、「社内で一番kintoneに詳しい人」になっていました。
今は、kintone管理者として社内業務の困りごとをkintone＆連携サービスで改善しつつ、弊社のサービスを導入いただいたお客様向けのヘルプサイトや契約者ページの運営など、後方支援のような役割をしています。
kintoneの好きなところ
kintoneの好きなところは、広がりがあるところです。
1回リリースしたらそれが絶対ではなく、使う人や用途が変わればそれに合わせてkintoneも変えていける。「まずやってみよう」で始めて、少しずつ使う範囲を広げていける。
そうやって、自分たちに合ったシステムを考える中で業務自体の見直しにもつながって、kintoneだけじゃなくて自分たちも成長できる。これは他のパッケージシステムにはなかなか無い側面だと思います。
さらに、システムだけではなく使う人同士のコミュニティも広がっていくのがすごいところです。
私が最初にコミュニティに飛び込んだのは「キンコミ」ですが、ここで先駆者の話を聞いたり、同じような悩みを持った人と相談しあったりすることで、自分一人では分からなかった業務改善の考え方を学んでいくことができました。コミュニティで得た学びや仲間がいる喜びを私も他の人に広げていきたいという思いから、X（旧Twitter）やnoteでの発信を始めました。
また、今年はkintone Café JAPAN（外部サイトに遷移します）の運営委員長もやらせていただいています。これはkintone エバンジェリストになる前からやっていることです。「コミュニティの運営ってエバンジェリストがやるんだと思ってた」と言われたことがあるのですが、そんなことはないです！ユーザー同士の学びあいに興味がある人はぜひCaféに運営でもいち参加者でも参加してみてほしいなって思います。
kintoneだけでは完結しないことに拡張機能を使う
kintoneには、サイボウズさんの公式サイトに載っているだけでも240を超える拡張機能(プラグイン・連携サービス）があります。載っていないものを含めたら、全てを把握できている人はいないのではないでしょうか。サイボウズさんの懐の深さのおかげで、ニッチな内容でも実現できる拡張機能がどんどん生まれて、ビジネスの機会や実現方法の選択肢が増えているのはいいことです。
でも一方で、ユーザーからすれば、どんな時に拡張機能を使えばいいの？と迷ってしまいます。
一つの考え方として私がオススメしたいのは、「kintoneの中だけで情報が完結しないとき」です。
例えば、kintoneの中でアプリとアプリを連携させたいとか、作業を自動化させたいという要望であれば、もしかして基本機能で実装できたり、業務自体を見直すことで拡張機能は必須ではなくなるかもしれません。
もちろん、考えたうえでやっぱり拡張機能が必要なこともあると思います。そんな時に何を選んだらいいかはぜひ他のエバの皆さんの記事を参考にしてください。
「kintoneのアカウントを持っていない人も入力したり閲覧したりしてほしい」とか「アンケート結果を外部に公開したい」とか「メールを送りたい」とか、もうどうやってもkintoneの中だけで完結しようがない、というときは迷わずそれに特化した拡張機能を探すのが吉です。
今回は、そんなkintoneの守備範囲外なところを拡張してくれるトヨクモ社のサービスの中から、お気に入りをご紹介します。
使い込むほど便利！フォームブリッジ
私のおすすめする連携サービスはトヨクモ社の「フォームブリッジ」です。
フォームブリッジは、kintoneのアカウントを持っていない人でも入力した内容をkintoneの指定のアプリにレコード登録できる、Webフォーム作成サービスです。私の好きなポイントをいくつかご紹介します。
■kintoneアプリと全一致してなくていい
「フォームブリッジ上のフィールド（回答項目）とkintoneのどのフィールドとを連携させるか」を設定していくのが基本ですが、「フォームブリッジにないけどkintoneにあるフィールド/選択肢」があってもいいんです！
「回答者に必要なところだけフォームブリッジから登録してもらって、kintone上で他の担当者が編集して次の処理をする」という使い方ができます。
■条件による表示/非表示の設定ができる
「Aの時に表示するフィールド」「Bの時に表示するフィールド」と、フォーム上に表示するフィールドを条件分岐させることができます。
例えばアンケートで、Q1に「はい・いいえ」の選択肢があってQ2に「Q1ではいと答えた場合にお答えください」という設問が続く場合、最初から全部表示させておくと入力漏れが発生するかもしれませんし、「なんか入力項目いっぱいあるなあ...」という印象を持たれてしまうかもしれません。条件分岐を使って、上から順に答えていけるようにすれば、フォームがスッキリします！
私は、弊社のサービスをお客様にお申し込みいただくフォームに、条件分岐を複数設定して活用しています。
最初に「お申し込みするサービス」(ドロップダウン)だけ表示させておいて、選んでいただいたあとにそのサービスに必要な入力項目だけずらっと出てくるようにしているのですが、こうするとフォームをたくさん作らなくても全員同じURLで違う質問を出せるので、とても便利です。
以前までは「条件分岐で隠れているフィールドが必須項目だとフォーム入力が完了できないからjavascriptで通るようにしましょう！」というのが定番だったのですが、2022年のバージョンアップで「条件分岐で隠れている項目は必須項目でも必須チェックがかからない」仕様に変更になり、カスタマイズしなくてもよくなりました！
■１つのフォームから複数のアプリに登録できる
フォームブリッジ内のメニュー名は「回答後の保存プロセス」なのですが、一番好きかもしれません。
社外の方に入力してもらうのはもちろん、kintoneのアカウントを持っている社内の方にも「AアプリとBアプリとCアプリにそれぞれレコードを登録して関連レコード一覧でつないで...」なんてときに、１回入力すれば一括でレコード登録が終わるフォームが作れますので、時短になります。
さらに、先ほどの入力時のフォーム上の条件分岐だけでなく、アプリへの登録時にも条件分岐を設定できるので、Q3がはいのときだけBアプリに登録する、いいえの時はスルー、なんて設定も出来ちゃいます。
■認証をかけられる
フルオープンなフォームではなく、指定の人にだけ公開するフォームを作りたいときに、認証をかけられるのも便利ポイント！
認証方法はいくつかありますが、最近私が活用しているのは「Toyokumo kintoneApp認証」を利用したメールアドレス認証です。
kintone内のユーザーリストのアプリをフォームブリッジと連携させ、登録されているメールアドレスのみがフォームにアクセスすることができます。これを使って会員マイページを作るなどの活用が可能です！
他のトヨクモサービスと連携して使うとより便利！
フォームブリッジは、他のトヨクモサービスと一緒に使うと相乗効果を発揮できます。
「kMailer」を使えば、フォーム回答後の自動返信メールの送信元を自社ドメインにすることができますし、kintoneにレコードが登録された後に、作成日など指定の日付フィールドの○日後に自動でメールを送信するといった設定ができます。
「kViewer」を使うと、フォームで回答してもらった内容を認証をかけて公開し、再編集してもらうことができます。
私のイチオシは「データコレクト×フォームブリッジ」で、「フォームブリッジ」で回答した内容を即時に「データコレクト」で集計することができ、受注率計算やセミナー参加者の分析等の効率アップを図れます！
・フォームブリッジの詳細はこちら
・トヨクモ社の連携サービスはこちら
注意点
色々紹介しましたが、多機能ゆえに「あれもできる！これもできる！」ともりもりにしてしまうと...
- 設定した人以外修正できない
- 意図と違う処理が起きて登録できない/空欄になってしまう
なんてことも起こってしまうので...複雑になりすぎないよう、やりすぎには注意です！
語りだしたらいくらでも語れちゃうのですが、今回はこの辺りで～笑
ぜひ色々試して、皆さんの業務に合う連携サービスを見つけてください！
おわりに
山本さん、ありがとうございました！今月のおすすめ連携サービス紹介はいかがでしたか？
「フォームブリッジ」のおすすめポイントの解説にとどまらず、他のトヨクモ社製品との連携まで踏み込んで解説いただきました。
トヨクモ社の連携サービスを検討中の方はもちろん、すでにご利用中の方にとっても参考になる記事だったのではないでしょうか✨
今回執筆してくださった山本さんについてもっと知りたい方はぜひ、kintone エバンジェリスト公式HPのプロフィールから、発信媒体などをチェックしてみてくださいね！
▽kintone エバンジェリスト 公式HP 山本さん個人ページ
https://www.kintone-eva.cybozu.co.jp/yamamoto-tamae
それでは、来月のおすすめ記事もお楽しみに！
※本記事は2023年10月時点での内容で執筆しています。
最新の情報はkintone拡張機能ページ内から、各連携サービス詳細ページご覧ください。