今月連携サービスをご紹介いただくのは？

kintone エバンジェリストのメンバーが、オススメする連携サービスを定期的にご紹介していくこの連載。
今月は、中島 俊一さん（nakaji32/なかじさん）にkintoneのおすすめ連携サービスをご紹介いただきます。それではなかじさん、お願いします！✨

kintone エバンジェリストとは？
あふれんばかりのkintoneへの愛と豊富な知識や経験を持ち、kintoneのあらゆる可能性をオープンな場で、公開・発信し続ける 個人を対象にサイボウズが公認した方です。（詳しくはこちら）

こんにちは！中島 俊一です。

kintoneイベント実況系エバンジェリストのnakaji32(なかじ)こと中島 俊一です。製造業の電気設計エンジニアからkintone運用が高じて、情報システム部門に異動しました。kintoneの活用方法としては、情報のハブにして様々な基幹・クラウドシステムを繋ぐ役割を担っています。あと僕の情シス業務はkintoneに支えられているといっても過言では無いです。

kintoneの好きなところ

「変えられる」ところですね。最初からイケてるアプリって作れなくて、現場で話を聞きながら現場担当者が把握できる「ある程度」の内容で作って、まずは使ってみる。出てきた問題点や理解度で見直して繰り返し「変えながら」進めていきます。

その手ごたえから「業務って『変えて』いいんだ」という、関わる人の意識も「変わっていく」といくところも素敵だなと思っています。

オススメ連携サービスは、krewSheet！

kintoneのデータ構造と、みんな使ったことがある表計算の操作性のイイトコ取りしたものがkrewSheetです。今回紹介するのはkintoneの標準機能『ファイルから読み込む』と組み合わせての使い方です。

・krewSheetの詳細はこちら

■実際にわたしがkintoneを使う際に起きていた困りごと

ルックアップが設定されたアプリに、業務の担当者が定期的に外部からのCSVファイルを詠み込んでいました。よくある業務だと思います。用意されたファイルがうまく読み込みできれば良いのですが、ルックアップのキーとなるフィールド(今回は会社名としましょう)が一致しないとエラーが出て読み込めません。

ちゃんとエラーメッセージは出ます。ただし、エラーメッセージを読んで理解して、CSVファイルをきちんと修正して、読み込むのはなかなかに大変です(アップデートでやりやすくはなりました！）。そうすると詳しくない人にはお手上げ、助けてください！と、お互いの業務が滞ってしまいます。

■ということでkrewSheetで対策してみました！

大雑把に言ってしまうと「データを整えてからkintoneに読み込むという順番を逆にして、kintoneに読み込んでからデータを整える」に変えました。 

まず、CSV読み込みの時に、ルックアップのキーとなる「会社名」を直接ルックアップに読み込みせずに「あえて」文字列(1行)フィールドに読み込みます。こうすると読み込みエラーは発生しません。第一関門クリアです。 

次に、読み込んだ「会社名(文字列(1行)」をルックアップフィールドにコピー＆ペーストして保存します。この時に会社名がルックアップできない場合、エラーが表示されて保存ができません。ただしkrewSheetはわかりやすく、どのレコードがエラーですよと教えてくれます。そこでエラー箇所を修正して保存して、作業完了です。 



こうすると読み込み時点の情報も残りつつ、きちんと会社名をルックアップしたレコードが出来上がります。この運用 にしてから他システムのCSV出力→kintoneでのCSV読み込みとルックアップ反映までは、ノンサポートで業務が進められるようになりました。 

■おまけ効果も！

会社名のちょっとした違いがあるとシステムでは同じと見てくれないんだ、と、社内のメンバーに意識してもらえるようになりました。この辺りはkintone + krewSheetから体験した方が、表計算との付き合い方がうまくなるのでは？と考えています。 

実は今回の例で言えば、請求書受領システムと支払い業務の間を繋ぐ役割で、kintoneはデータ読み込み→集計→整形出力するだけなのですが、kintoneにデータが入っているので集計機能を使ってしまえば月毎の支払い金額をグラフで分析するなど、さらなる活用も見込めます。

・krewSheetの詳細はこちら

おわりに

なかじさん、ありがとうございました！今月のおすすめ連携サービス紹介はいかがでしたか？

krewSheetについて、実際になかじさんのお困りごとを解決した事例と共にご紹介くださいました。
同じようなお困りごとを抱えている方や、"データの渡し方を変える"という発想でお困りごとが解決しそうだ！と感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか？

今回執筆してくださったなかじさんについてもっと知りたい方はぜひ、kintone エバンジェリスト公式HPのプロフィールから、発信媒体などをチェックしてみてくださいね！

▽kintone エバンジェリスト 公式HP 中島さん個人ページ
https://www.kintone-eva.cybozu.co.jp/nakajima-toshikazu

それでは、来月のおすすめ記事もお楽しみに！

※本記事は2023年3月時点での内容で執筆しています。
最新の情報はkintone拡張機能ページ内から、各連携サービス詳細ページご覧ください。