国税関係の帳簿・書類のデータ保存が求められる改正電子帳簿保存法（以下、電帳法）が2022年1月に施行され、電子保存の義務化については2年の宥恕（ゆうじょ）措置が設けられました。そんな状況下で、サイボウズのクラウドサービス「kintone（キントーン）」ではどんな対応が進んでいるのでしょうか。

今回は、kintoneによる業務改善コンサルティングを手掛けるＴＯMＡコンサルタンツグループ株式会社の持木氏、そして販売管理を含めたkintoneアプリを提供している株式会社アイティーフィットの福住氏に、サイボウズの筆前がお話を伺いました。kintoneをご利用中の方もそうでない方も、電帳法対応を検討中の方、法対応だけでなく周辺バックオフィス業務も効率化させたい方はぜひご一読ください！

改正電帳法への対応状況「そろそろ対応しなければ」

筆前：2022年1月より改正電子帳簿保存法が施行されましたが、おそらく対応に向けて多くの企業が動き出していると思います。お二人は企業の対応状況はどのように見ていますか。

持木：電子取引に関する電子帳簿保存の義務化は、全ての企業で対応が必要です。そろそろ対応しなければという意識が強い企業が増えていると実感します。規模で言えば上場企業が、業界的には取引関係書類が多い製造業や卸売業なども早期に進めたいという意識が強いですね。

ＴＯMＡコンサルタンツグループ株式会社　取締役 中小企業診断士 持木 健太

ＴＯMＡコンサルタンツグループ株式会社　取締役 中小企業診断士
2ＤＸ推進の総責任者として、テレワーク環境構築・ペーパーレス化・電子帳簿保存法対応・ビジネスモデルの再構築などで活躍中。企業の労働生産性向上や付加価値向上を目指して、中小企業から上場企業まで幅広く対応している。

筆前：福住さんはいかがでしょうか。

福住：企業規模によっても対応方法が変わってくると思いますが、2021年の12月までは期限までに何とか対応しようという動きだったものが、2021年12月10日に公表された令和4年度税制改正大網において2年間という猶予ができたことで少し流れが変わりました。

例えば会計周りのクラウド化や販売管理の仕組みを整備するなど、ある程度期間が必要なことに着手する時間が生まれてきているため、
業務のデジタル化と一緒に業務改善を進めていく動きが活発になってきていると感じます。特に、中小企業などは電帳法に対応すると同時に、紙の文化から抜け出すことから始める必要がありそうです。

筆前：社内の業務フローや業務システム全般を見直していこうという意識が出てきていると。

福住：電帳法の対象が発注書や請求書になるため、その前処理にあたる発注処理や販売受注処理などを電子化することが必要になってきていると感じます。その領域をkintoneで整えていこうというわけです。kintoneの活用については、後ほどまたご紹介します。

株式会社アイティーフィット取締役 福住 仁志

株式会社アイティーフィット取締役 福住 仁志
2011年会計事務所を母体とするコンサルタント会社に入社。企業の財務分析や組織改革、業績管理・仕組み作り等をご支援する。全国TOPの目標達成率を樹立し、東京支社長に就任しマネジメントを経験。その後アイティーフィットに入社。取締役に就任し現在に至る。kintoneをベースに会計の知識とお客様の業務理解を組み合わせることによって付加価値の高いサービスを提供している。

電子取引の業務フローにkintone、業務の棚卸が絶対条件

筆前：ズバリkintoneだけで100％法改正への対応はできるのでしょうか？

持木：kintoneだけで100％法対応は難しいです。しかしkintoneを使うことで、電子取引部分の業務フローの整備が可能になり、見積や発注の承認フローなど作業の二度手間や、ペーパーレス化を実現しながら法対応できる環境を目指すことが可能です。

筆前：kintoneを使って電子取引部分の業務フロー全体を整備し電子化すべきだと。

持木：はい。しかし、紙で請求書を郵送してくるお客さまやパートナーもいますよね。その場合は、スキャナ保存などの対応も検討はできますが、できれば同じ業務フローのなかで電子取引も紙も対応できるようにしていきたいところです。kintoneは他のクラウドサービスとの連携も容易なので、たとえばタイムスタンプを付与できるサービスを使い、そこにスキャンデータをkintone経由で保存してあげることで電子取引と同じ基盤で管理できるようになります。

福住：私も、電子取引の業務フローを中心に業務改善を考えるべきだと思います。ただ電子取引の業務フローといっても様々なケースが想定されます。

改正された電帳法では、電子メールで受け取った請求書などは電子上で保存する必要がありますが、電子メールで受けとる場合、担当者は一度PCなどにダウンロードする必要があります。こういった場合、人の手を介して行うことになるため、証憑を保存するシステム側の要件だけでなく事務処理規程がセットで必要となります。人の手を介さないようにする方法（※1）もありますが、添付ファイルにパスワードなどがついていたりURLから請求書をダウンロードしたり、マイページにログインする必要があったりといったパターンは別途対応を検討する必要があります。

（※1）BizteX Connectと呼ばれるサービスを使うと、受信した請求書及びメール本文をkintoneのレコードに自動的に記録する仕組みを構築できます。

筆前：紙やメールなど、確かに請求書の受領パターンも色々ありますからね。

福住：全て同じやり方に統一できればいいですが、証憑を受領する側ですので、相手先の環境次第で対応が変わってきます。全体の業務の流れをしっかり把握したうえで、kintoneアプリが使える部分と他のサービスと連携しながら要件を満たしていけるかどうか、しっかりとした業務の棚卸が必要です。

筆前：アイティーフィットさんでは、どの業務でkintoneが使えるのか、別のサービスをうまく組み合わせて実施するのかという対応表をホームページ上で公開していますね。

福住：多くの企業で事務処理規程が必須になってくると思っていますが、その際に必要になってくるのが業務棚卸です。その全体像についてアイティーフィット自社でやっていたものをホームページで公開しました。企業の取引には売りと買いがあるわけですが、例えば支払いに関する納品書や請求書は「証憑保存アプリ」で保存し、それ以外のものは他のクラウドサービスを使って保存するといった使い分けを表にしました。ただし、この対応表は我々社内での業務を棚卸したもので、全てのお客様に当てはまるわけではありません。個別の業務棚卸については我々では対応しきれないため、ここはまさにＴＯMＡさんのコンサルティング領域になってくるところです。

アイティーフィット社が提供する「証憑保存アプリ」イメージ。詳細はこちら

2022年1月からアイティーフィット社にて本格運用を開始した業務システムの全体像。詳細はこちら

筆前：業務の実態把握と個別に定める事務処理規程（※）を整備するのは、ユーザー企業だけでは大変そうですね。（※事務処理規程とは：自社の電子保存における保存や管理のルール。社内に周知して運用することが必要）

持木：弊社では、そのお手伝いをする「電子帳簿保存法対応コンサルティング」というサービスを用意しています。基本サービスとしては、規程づくりや業務棚卸の方法などを分かりやすく解説した動画を提供し、不明点があればメールにて相談を受け付けるサービスです。3ヶ月という期間で安価に設定されたもので、中小企業の方でもご利用いただきやすいようにしています。

ＴＯＭＡコンサルタンツグループの電子帳簿保存法対応についての総合的なコンサルティングイメージ。 詳細はこちら

筆前：事務処理規程のサンプルなども提供されているわけですね。事務処理規程については国税庁のページにも標準化されたものがあったと思いますが、やはりそのサンプルだけでは難しいのでしょうか。

持木：サンプルの事務処理規程をベースに検討を進めることはできますが、汎用的なものなので、自社に合わせて作り直すことが必要不可欠です。また、杓子定規に国税庁のサンプル通りにやろうとすると、非効率な作業も多くなってしまいます。きちんと精査したうえで最適な運用方法を決定していくことが必要で、その意味でもコンサルティングサービスは有用になってきます。

福住：我々も、作業効率化のために国税庁のページで公開されているサンプルを元にkintoneのアプリを作成しました。訂正削除に関するフローをkintoneのアプリで実施することができます。また事務処理規程についてもそのkintoneアプリに合わせてサンプルを作成しておりますので、アプリと事務処理規程サンプルをセットでご提供しております。

円滑な電帳法対応に欠かせない会計システム連携に、もうひと工夫

筆前：kintoneと他サービスを組み合わせてうまく法対応していくやり方など、ぜひ参考になる知見や工夫などがあれば教えてください。

福住：受け取った証憑を保存するフローを構築するなかで、クラウド会計と連携していきたいという声をいただくことがあります。その場合、受発注と証憑保存と会計の３つのシステムを連携する必要があります。受発注については個別の企業ごとにカスタマイズが必要な場合が多いため、自社の業務に合わせてカスタマイズできるkintoneが活かせる部分。kintoneで受発注を管理し、受け取った証憑をクラウド会計側で保存、またはkintoneで保存し、仕訳としてクラウド会計に連携するといった相談は多く寄せられています。

筆前：会計システムに入る前の案件管理や商談管理などはkintoneにて柔軟に構築し、クラウド会計とうまく連携していくというところですね。

持木：クラウド会計の他にも、我々のお客さまは会計システムにSAPを使っているケースが少なくないです。SAPのような基幹システム側では法対応向けに改変しづらい状況にあるのが現実です。
ある事例では、SAPから定型フォーマットである支払い依頼書を出力し、AI-OCR（※AI技術を活用したOCRの仕組みやサービスのこと）とRPA（※ロボティック・プロセス・オートメーションの略で業務を自動化できるサービスのこと）を駆使してkintone で承認するというフローを構築しています。本当はSAP側の業務フロー内で完結できればいいのですが、支払い依頼については紙での回覧が残っていたため、そこをうまくkintoneで電子化して対応しました。（事例詳細はこちら）

福住：支払依頼については同様に会計freeeのパターンもあります。会計freeeにも支払依頼という機能があるのですが、その前に稟議を上げたり、稟議に紐づいた支払依頼の管理などをkintone側で管理したいというニーズもあります。その場合、会計freee側にもワークフローはありますが、kintone側でもワークフローを組み、ワークフロー同士を連携させるということも可能です。その場合は、弊社の統合型ワークフローとなりますのでお問い合わせください。

電帳法対応を検討中の方へアドバイス

筆前：最後に、この記事を読まれた方にアドバイスをいただけますか。

持木：単に法対応だけを実施しようとすると、本当に非効率な状況を生み出してしまうもの。事務処理規程を作成してファイル名を変えて対応というだけではリスクが残り手間もかかってしまうため、いかに手間をかけずに法対応していくのかが大切で、システムを有効活用しながら進めていくことが重要です。紙を回覧するような既存の業務フローがあれば、それをkintoneのようなクラウドで回覧ワークフローを構築しながら電帳法にも対応していくような仕組みをしっかり構築していただければと思います。我々も電子帳簿保存法対応サービスを提供していますので、ぜひご興味あればご連絡いただければと思います。

福住：我々はkintoneをお使いのお客さまが対象になってきますが、kintoneをすでにご利用中であれば「証憑保存アプリ」が無償で活用できるトライアル期間を設けています。まずは使っていただくことをお勧めしています。そのうえで事務処理規程の作成や、自社業務の棚卸が必要になれば、ＴＯＭＡさんにお問い合わせいただくことで、自社に最適な環境づくりへの道筋が見えてくるはずです。

持木さんと福住さんにお話を伺った人： サイボウズ株式会社 営業本部 営業戦略部 アライアンスグループ 営業戦略部 副部長 兼 アライアンス統括マネージャー 筆前 直輝

サイボウズ株式会社 営業本部 営業戦略部 アライアンスグループ 営業戦略部 副部長 兼 アライアンス統括マネージャー 筆前 直輝
2009年サイボウズ入社後、パートナー営業として全国規模の販売パートナーのサイボウズビジネスの立ち上げを支援。
その後パートナー制度の再設計およびマス向けのマーケティング部門をリードし、現在はプロダクトベンダーとのアライアンスビジネスを統括する部門の責任者として活動している。

まとめ

① 改正電帳法により電子で受け取った対象書類は「電子で保存」がマストに！

② 「電子で保存するだけ」ではNG！

電子で書類を保存するうえでとても重要なのが「真実性」「可視性」の要件を満たしているかどうか。タイムスタンプ付与や、アイティーフィット社が提供する「証憑保存アプリ」、ＴＯＭＡコンサルタンツグループによる事務処理規程作成などを含めた包括的なサービスを利用することで、要件を満たすことが可能に。

③ 会計システムや他サービスとの連携も含め、kintoneでの電帳法対策は「プロ」と進めるのがおすすめ！

法対応だけでなく、周辺バックオフィス業務も効率化や、会計システムや他サービスとの連携などお気軽にご相談ください。

・ＴＯＭＡコンサルタンツグループへのご相談はこちら

「法要件に詳しいメンバーが社内に不在で、一通り学びはしたものの本当に大丈夫なのか不安。お墨付きが欲しい」「経理部門はある程度勉強しているものの、営業など現場部門が電帳法の理解が十分でないという状況にあるため、ぜひ現場部門に向けて勉強会をして欲しい」「すでにツールは決めたものの、どう具体的にやっていいのか相談したい」などお気軽にお問合せください。

・アイティーフィットへのご相談はこちら

「kintoneをベースに何かできることはないか」「その他のクラウドサービスと連携してもっと基幹業務に利用したい」と探している方はぜひお問合せください。

【大好評 開催終了しました】
④ kintoneで電帳法対応を解説するセミナーを開催します

電帳法対応にお悩みなら、まずはお気軽にセミナーにご参加ください！

・日時：9月28日（水）14:00〜15:30

・主催：サイボウズ、ＴＯＭＡコンサルタンツグループ、アイティーフィット

・参加方法：オンライン（Zoom）

・参加申込：https://go.freee.co.jp/cybozu_20220928.html