「kintone」導入前の状況・課題
専用ソフトや「Excel」などのツールを使ってバラバラに管理していた。過去の履歴を検索したり、参照したりするのに手間がかかっていた。
「kintone」導入後の効果
バラバラに管理していた入居者基本台帳と退居管理などを「kintone」に一本化し、お互いのデータベースを連動して利用することにより、情報の検索・収集が非常にスピーディーに行えるようになった。
茨城県結城郡に事業所を構える、社会福祉法人 紬会様（以下紬会）。同会は、特別養護老人ホーム玉樹のほか、デイサービスセンター じゅげむなど、地域福祉関係の事業を行っている。スタッフは全体で約90名所属しており、スタッフの9割は女性だという。取材を行った時期は、ちょうど夏休みの時期だったため、老人ホームの施設内に子供の姿が見えた。
「夏休み期間中は、スタッフの子供を預かるサービスもやっているんです。この業界は全体的に離職率が高く、人材不足という課題は常につきまとっています。しかし、例えば託児所のようなサービスを実施すると、子供同士が仲良くなり、そこから新たな人間関係が生まれます。そうすると自然と離職率も減りますし、スタッフからも働きやすい職場だと言ってもらえています。働く側にも気持ちの余裕が生まれるような、そういった点を重視しています。」（社会福祉法人 紬会 法人本部 本部長 吉川氏）
入居者だけでなく、働く側にもいきいきと働いてほしい。そんな温かみのある印象を受ける紬会では、２０１３年５月ごろから「kintone」を運用している。
「kintone」は現在主に入居者の名簿管理と、スタッフの管理として使われているという。以前は全て専用ソフトとExcelを駆使してこれらを管理していた。
「もっと（Excelを）こうしたい、という気持ちはあったのですが、なかなかいじることもできなくて、結局同じように使い続けていました。「kintone」を初めて紹介されたとき「これは面白いぞ」と直感で感じました。わくわくしましたね。」（吉川氏）
実際に試用してみてからも、その気持は変わらなかったという。むしろ、使っていくうちにアイデアが広がり、ますます可能性を感じることができたそうだ。
社会福祉法人 紬会 法人本部
本部長 吉川様
「何といってもアプリ間で連動できることが魅力的でした。以前は入居者の基本台帳と退居管理は別々で行っていたのですが、今は「kintone」でそれぞれを連動させて使っています。入居している部屋の名前や入退居日、要介護状況など、過去の履歴も簡単に検索したり、参照したりすることができます。こういった機能はExcelに無かったので、重宝していますね」（吉川氏）
現在はまだスタッフのシフト管理や待機者管理、食事や排泄などの詳しい遍歴の管理はExcelで行っているという。 しかし、今後はこれらのデータも「kintone」に移行していきたい、とクラウド化への意欲を語った。
「私以外にも事務のメンバーが「kintone」を使い始めているのですが、直感的に操作できるので、これからもっと浸透させていけたらと考えています。やはり実際によく使うのは現場のメンバーなので、そういった人たちが使いやすいサービスであることは非常に重要です。「kintone」なら、移行を実現することも可能だと考えています。その他にも、将来的に「kintone」を使って入居者や家族とのつながりを強化していけるような仕組みができたら面白いんじゃないかと思っています。」（吉川氏）
医療・福祉業界ではまだまだ「kintone」などのクラウドサービスが浸透していないという。そんな中で最新の技術を使いこなしていく紬会の今後の情報活用方法に注目していきたい。