東京急行電鉄 様の導入事例

受付が常駐しないオフィスでの事業に欠かせないIT化

「NewWork」（サテライトシェアオフィス事業）を起案した永塚氏は、以前はテナント誘致をはじめとしたオフィス開発・運営事業に携わってきた経験を持つ。
「都心部の本社以外にも働ける場所を確保することで、テナント誘致の際の営業フックにつながる優位性になると考えたのです」とそのアイデアの種を説明する。

この「NewWork」は受付等が常駐しないで営業することが想定されており、そのためには利用者の利用履歴から請求につなげるまでの課金の仕組みが必要だったという。

特に人件費を抑えた分内装への投資を手厚く行い、居心地よく働きやすい空間を付加価値として提供することを目指したと説明するのは野﨑氏だ。

「都心にはシェアオフィスがたくさんありますが、我々は家の近くで働ける場所として「NewWork」を設置するのが特徴の1つです。また、起業家やフリーランサーではなく企業に勤めるサラリーマンをターゲットとしたスペースを目指しているのも、他のシェアオフィスとはコンセプトが異なります」。

そのため、他人に聞かれないように電話が可能なブースや貸し会議室など秘匿性を維持するためのクローズな空間作りにも力を入れている。企業でも安心して活用できるよう労働時間の把握など労務管理にも配慮した仕組みとするためには、ITによるシステム化が必須だったのだ。

スピード感を持って進めていくためには、既存のサービスを有効活用しながら手を入れていけるもの、そして万一の失敗時でも撤退しやすいよう、クラウドサービスが最適だという結論に至ったという。 そこで様々なセミナーに参加するなど情報収集を行う過程で目に留まったのが、サイボウズが提供するkintoneだった。

「しっかりとしたサービス基盤であるということはもちろんですが、柔軟に対応可能な仕組みである点に注目しました」と梶浦氏。

実は当初は業務がしっかりと決まっておらず、ある程度業務を固めていきながらシステム開発を行っていくことが想定されており、できる限り柔軟に変更できる仕組みが不可欠だったという。「我々でも多少手を入れることができるというのは評価ポイントの1つです。仕様変更のたびに開発者に連絡するという方法ではなく、手を入れれば使いやすくできるというのはとても大きかった」と梶浦氏は評価する。

実際にサイボウズのオフィスでデモを見たことで、自分たちでもチューニングできそうだと実感したという。「その場で言ったことが目の前の画面ですぐに実現できる様は、まるでテレビゲームみたいな感じ」と永塚氏は振り返る。

なお、今回はアールスリーインスティテュート（以下、R3 institute）が対面式で直接ミーティングをしながらシステム開発を行ったが、この対面開発できるパートナーの存在も重要だったと梶浦氏。

また請求システムと連携し、利用実績に基づいた請求処理を契約企業に対して行うことができるようデータ連携する形になっている。kintone上では、管理する運営者が状況確認できることはもちろん、契約企業の担当部署向けに利用状況が可視化できるアプリも提供し、kintone上で確認できるようになっている。

「請求金額は毎日計算しており、月の途中でも利用金額の推移が可視化できるようになっています」と野﨑氏。入退出管理の仕組みや実績の収集から計算までをすべてAWS上で展開し、管理者および契約企業へのインターフェースをkintoneが提供するという形でシステムが開発されている。

ほかにも、段階を踏んで開発する計画があり、現状の座席数と利用者の状況から混雑状況がWebで分かるような仕組みをはじめ、直営店舗ではない提携先を利用する際の利用料精算支払の出力機能などもすでに検討されている。

さらに、現在は法人をターゲットにしているが、フリーランスや小規模事業者、個人に向けたクレジット請求機能の実装も現在計画されている。これらの機能は段階を踏んで順次スタートしていく予定だ。

柔軟に拡張できる仕組みを高く評価

今回導入した仕組みについて野﨑氏は「柔軟に変更、拡張できるのはkintoneの大きな魅力です。使いながらリバイスしていける点はとてもよかった。簡単なものであれば私でも変更できるはずです」と評価する。

また、今回のようなスタートアップにはとても適した環境だと永塚氏も力説する。

「その場でイメージを伝えて、それが形にできるのが素晴らしい。こういったスタートアップの場合、対面開発で業務を詰めていくというのは適しています。それができる仕組みはとてもありがたい」。

今回の仕組みでは店舗の稼働実績がリアルに把握できるため、どの店舗がどの程度使われているのか一目瞭然だ。「集めたデータから、次の店舗を出店計画の参考にするなど、事業計画へのデータ活用も可能です」と永塚氏は評価する。

今回のプロジェクトに関わらず、これから新たな事業立ち上げを行っていく事務局としての立場である梶浦氏は、今後もkintoneおよび対面開発を行ったR3 instituteの組み合わせを成功事例として、適したものがあれば引き継いでいきたいと語る。

業務拡張をさらに続けながら、他業務での応用にも期待

今後については、まずは直営店舗や提携先を増やしていきながら、リゾートや地方の出張時にも利用できるよう国内外問わず働ける場所として利用できる拠点を増やしていく計画だ。

「日本中どこにでもオフィスがあって働ける、という環境をあたりまえのものに。NewWorkが変えていきます」と永塚氏はその意気込みを語る。

kintoneを今回導入したことで、他部門の様々な業務に応用できる可能性を感じていると永塚氏。

「オフィスビルの賃料管理や契約書管理など、必要な情報をリアルタイムに共有できるようなインフラとして他部門で使う場面は多いのではないでしょうか」。現状では数字の集計やグラフによる可視化は手作業で行われており、時間がかかるだけでなく正確性の面でも新たインフラの検討は必要だ。

「今はExcelに実績を転記してグラフ化するといった、とにかく手間と時間がかかる作業が社内にたくさんあります。応用できる可能性は高い」と野﨑氏。今回の案件を新しいやり方として広く社内に広めていきたいと今後について語っていただいた。

なおkintoneについて永塚氏は「ビジュアル的にわかりやすい仕組みで、詳しくない人でも伝わりやすいもの」と表現する。

また野﨑氏は「Web上で共有できる多機能Excelといったイメージです。プラス拡張性が高く、請求書などいろんなものをくっつけていける優れもの」、梶浦氏は「チームでの仕事を最大限やりやすくしてくれる道具」という言葉でkintoneを表現してくれた。