kintone

サントリーショッピングクラブ

事例から学ぶサントリーショッピングクラブ 様

案件数180件/月。お手上げだった表計算での管理体制から脱却。やっと

株式会社サントリーショッピングクラブ 事業推進部 販促ビジネス支援グループ 課長 澤田智子様 谷内一樹様

SUNTORY SHOPPING CLUB

株式会社サントリーショッピングクラブ
http://www.suntory-sc.com/index.html

事業内容:酒類関連備品販売(飲料店・酒販店様向け)、企業の販促支援・代行(キャンペーン企画・景品提案・配送・事務局運営等)

導入までの経緯
「Excelシートでの管理に限界を感じていた。」

サントリーといえば、時代・環境・季節のトレンドをリードするバラエティに溢れた商品を印象的なキャッチコピーとクリエイティブで消費者の目を惹付けている大手飲料メーカーである。
サントリーショッピングクラブ(以下、SSC)では、そんなサントリーブランドを中心に毎月180件近く、年間で1,000件ものキャンペーン企画・販促物の制作・顧客対応・データ処理・配送業務までをワンストップで行っている。大量の案件とそれに関連する情報を管理するのが、今回お話を伺った事業推進部 販促ビジネス支援グループの谷内氏が所属するグループだ。

谷内一樹氏

谷内氏は自身が所属するチームの予定管理と業務分析の方法に頭を悩ませていた。
例えば、Excelで管理している業務分析ではシートを作成した担当者によってマクロが組まれていると、メンバーが変わったり、作業項目の増減がある度に細かな変更が発生し、使い続けていくほどに扱える人が減ってくる。同様に、案件の予定管理をしているExcelシートも作成から3ヶ月経過する頃には最初のシートと比べて複雑になりお手上げ状態になり誰も触らなくなるという。Excelでの管理に限界を感じていくつかのソフトウェアを試してみたが、業者と話をしている間はやりたいことが実現できそうなのに、いざ実務にあわせて作り込んでみようとすると要件を実現出来ないことが分かった。
限界だと分かっていながら、Excelシートでの管理を続けざるを得なかったという。

導入の決め手
「第一印象でITシステムと意識させないデザインが気に入った。」

今年(2011年)の春にサイボウズに問い合わせをしたことがきっかけで当時β版の開発中だった「kintone」を知ることになる。
最初に印象に残ったのはデザイン。「ロゴの使い方や、枠の角丸、帳票やバインダーのアナログ感。システムと感じさせないデザインが好きになった」「試しにアプリを作ってみたら、遊びのあるデザインなのに中身はビジネスユースが意識され、業務で使うのに必要な機能が揃っていて、操作のスピード感も良さそうと感じた」と谷内氏は語る。

早速、課題だったいくつかの業務フローを「kintone」で運用できるか試すことにした。サイボウズによる業務ヒアリングの後、提供されるサンプルアプリ検証をしながら進め()「作業依頼書」と「進捗管理」のアプリを試した。
評価メンバーから特に評判が良かったのはレポート検索機能だという。特にレポートには、同グループの課長 澤田氏も評価をしている。
「とにかく情報量が多いので、誰かに何かを伝える時に視覚的に見せられるレポート機能は重要。文章を読んで理解する、というのはコミュニケーションコストが高くなってしまう。視覚的に見せるために、集計用のExcelシートを作っていたくらい。その点、ひとつのアプリケーションで集計や絞り込み条件が複数保存でき、データ入力直後からレポートがグラフ見られる点は大きな変化だった」と澤田氏は語る。

「kintone」導入時のコンサルティングサービスやアプリケーションの作成代行は、今後提供予定のオプションメニューです。

案件管理案件毎のタスク数や進捗がグラフによって可視化され問題を発見しやすくなっている。

導入後の印象
「ビジネス現場では

澤田智子氏

SSCでは「180件の案件があれば、180件のやり方がある」(澤田氏)。
そのやり方さえも日々の業務のなかで改善され変わっていく。絶えず動き続けるビジネスの中で、仕事や報告のやり方が変わるのは必然だ。そんな中で、システムは、働いている人が仕事のやり方を改善しようと思った時に、同じスピードで変えていける軽快さが必要だという。

「業務をよく知っている現場が自分たちでアプリケーションを作って、トライ&エラーを繰り返しながら構築していける。大掛かりな設計や複雑な作り込みはしなくても、現場がやりたいことは大体出来る。私たちにとって"ファストシステム"はちょうどそんな感じです。」と谷内氏は語る。

"トライ&エラーを繰り返せるメンテナンスの軽快さ"は「kintone」がファストシステムであることをよく表している。入力項目をひとつ増やす、入力フィールドの順番を変える、レポートの集計条件を変える、メンバー変更にあわせてアクセス権を変える、などの操作が必要になったその場で行えることで、Excelシートを使っていた頃の問題を解決できたようだ。

β版の利用を続ける中で「kintone」への要望もある。
まずは「ルックアップ機能」。年間1,000件近いキャンペーン案件にはすべてユニークな案件番号が割り振られているため、案件に関連した複数の業務単位のアプリケーションではルックアップが必須となる。次に「"いいねボタン"」。ありがとう!賛成!といったちょっとした感情のやり取りが文字入力より気軽な形で実現するとメンバー間の潤滑油になるだけでなく、その一言のためのメールも必要なくなる。「レコードコメントで業務上必要な会話は出来ますが、せっかくコメント欄にSNSっぽいフレンドリーさがあるので、もうちょっと使い方を広げたいですね。」(谷内氏)

現在は谷内氏、澤田氏の所属グループでの利用のみだが、今後は"スケジュールを共有する"業務進捗管理アプリケーションは引き続き部門で、"情報を共有する"ことを目的としたアプリケーションを、他部門にも広げていきたいと考えている。

作業依頼キャンペーンに関する作業依頼が履歴とともに管理されている。

谷内さん、澤田さんからのワンポイントアドバイス
「kintone」はアプリが簡単に作れて直せてファストで便利だけど、アプリケーションの作り過ぎで情報が散らかってしまわないように最初に"どう使うかを決めること"が重要!

※ 取材当時はルックアップ機能がありませんでしたが、2012年3月のアップデートで実装いたしました。今後もお客様のご要望にお応えした製品開発を進めてまいります。

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