住友不動産 様の導入事例

「工事の施工管理における品質は、各工事担当者の経験やスキルに依存する部分もあり、多少ばらつきがでてくるものです。このばらつきを是正し、どの工事担当者であっても高い品質で工程管理できる環境を整備することが工事統括課として必要だと考えていました」と荒木氏は当時を振り返る。

工事担当者の業務効率化につながる仕組みも同時に検討

また、業務効率化の観点でも何らかの仕組みが求められていた。

「現場では工事の各段階で写真を撮影し、それを記録として保管することになっています。従来はデジカメで撮影したものをオフィスに持ち帰り、共有のファイルサーバに施主や工程ごとにフォルダ分けをしたうえで管理を行ってきました。この記録管理の手順をもっとシンプルにできないものかと思案していたのです」と荒木氏。

ほかにも、工事担当者は自身が担当している物件の状況が詳細に記載された分厚い製本図を持ち歩かざるを得なかったこともあり、できれば負担なく容易に持ち運びできるような環境づくりについても同時に検討したという。

アプリを配布せずとも運用できる環境を選択

そこで検討したのがiPadを利用した仕組みづくりだった。「数年前に営業部門のiPad導入プロジェクトに関わったことがあります。そこで得た経験から、業務品質の向上や業務効率化にiPadが役立つと考えたのです。」

実は全社的に労務管理を徹底するように指導があり、工事部門も例外ではなかった。そこで、会社に戻らずとも現場で業務が遂行できる環境を整備し、残業を極力増やさないようにするための仕掛けが求められていたのだ。

そこで、工程ごとに必要な項目がiPad上でチェックでき、写真の撮影や情報保管、そして分厚い製本図や施工要領書などを現場でも容易に閲覧できる仕組みを検討した荒木氏。その過程で目に留まったのが、サイボウズのkintoneだった。

「最初はMicrosoft Azure上で仕組みを展開し、iPadアプリを組み合わせたシステムを検討しましたが、営業部門で運用していた時にiPadへのアプリ配布に苦労した経験があったのです。kintoneであればWebアプリケーションとしてPCでも利用できますし、何か変更や追加があってもローカルにアプリをダウンロードしなくて済みます」と荒木氏。

「アプリとしては、本社用や工事長用、担当者用と属性によって分けられているだけでなく、マスター系のアプリやデータそのもののアプリなどがそれぞれ用意されています。写真だけでも安全管理に関連した「安全写真」、工事中の各工程ごとの「施工写真」、工事担当者の査定に使用する「査定写真」などが細かく管理されており、トータル20前後のアプリが展開されています」と星野氏は語る。

なお、図面登録は外部に委託しており、外部委託先からkintoneに図面を直接アップロードできるよう一部の機能を開放している。ほかにも、案件そのものは物件を管理する基幹システムからEAIを通じて情報を取得するだけでなく、施工スケジュールなどの日付情報をkintoneに入力すると、その情報が基幹システムに反映されるなど、EAIを介してkintoneと基幹システムが連携している状態だ。現場写真を管理するファイルサーバとの連携も、EAIを通じて行われている。

コミュニケーション基盤としても活用できるkintoneの魅力

管理項目の追加変更などは星野氏自身の手で行うこともあるが、基幹システムと連携している部分も少なくないため、開発パートナーに確認を取りながら進めているという。

「簡単な項目追加は私自身で行うのはもちろんですが、アプリ権限の変更なども行います。使っていても違和感がなく、追加や変更も容易です」と星野氏は評価する。

ちなみに、今回の開発はkintone開発に豊富な実績を持つM-SOLUTIONS株式会社が手掛けているが、「サポートに入っていただいてからプロジェクトが大きく前進しました。工事担当者からの要望などで変更が必要な場合も迅速に対応していただいており、とても感謝しています」と星野氏。

開発パートナーとのやり取りについては、kintone上に用意されているゲストスペースにて行い、過去のやり取りを含めた履歴をしっかりと管理している。「コミュニケーション基盤としても活用できるのはkintoneの魅力の１つでもあります」と荒木氏は評価する。

工事担当者だけでなく本社の利用者からも好評の声

kintoneの運用については、2016年3月にようやくフェーズ3までの実装が終わり、iPadを現場に配布してからはおよそ1年が経過しようとしている。もともとITに明るくない工事担当者もおり、ようやく現場での活用が本格化し始めているところだ。

「ちょっとしたボタンの配置など使い勝手を高めるべく日々改善を続けています。iPadの操作に慣れてきた担当者からは、図面を持ち歩かなくて済むととても好評です」と荒木氏は評価する。現場写真の登録も撮影後すぐに行えるようになるなど、全体的な業務の効率化につながっていると荒木氏。

また、施工した全国の物件図面が本社のPCですぐに確認できるようになっており、とても便利になったと本社側からも評価の声が上がっている。

「工事統括課では、不定期に全国の物件に出向いて施工状況のチェックを行う業務もあります。その際には、各現場に電話して事前に図面を入手していましたが、今ではいつでもPC上で図面が確認できるようになり、事前準備も容易です。また工事統括課としては各現場の査定を行う業務もありますが、kintoneのフォルダにすべて査定に関する資料を入れてもらうようにしています。契約番号で検索すれば、施工写真や安全写真などがその場で確認でき、査定も含めた物件管理がやりやすくなっています」と新たな仕組みの有用性を荒木氏は力説する。

さらなるペーパーレス化とシステム連携に期待

今後については、製本図の巻末にあるチェックリストがiPadからチェックできたり施主と取り交わした書類に対する確認のサインをiPad上で行ったりなど、従来紙で行ってきた業務をシステムに取り込み、ペーパーレス化をさらに進めていくフェーズ4が具体的に計画されている。

「私の思いとしては、外部の工事業者にもアクセスできる環境を提供し、作業報告書や写真をkintone上で共有できるようにもしていきたい。報告書がそろった時点で支払処理が自動的に行われるなど、支払業務や発注業務にもkintoneが活用できるのではないかと考えています」と荒木氏は今後について語っている。 　

最後にkintoneとは何かについて尋ねたところ、荒木氏は「使いやすいようにカスタマイズできる共有サーバというイメージ」と、星野氏は「業務効率化の1つのツール」と表現してくれた。