サンキョー 様の導入事例

発注業務は店舗ごとに個別に行われており、なかには発注していないものも売単価に応じて卸業者が店舗に置きに来るケースもあるほどだ。

その結果、卸業者から月末に請求書が来た時点で、店舗側で景品として出たものと実在庫とを付け合わせて確認した段階で、経理に請求書が回ってくることになる。「経理では請求書ベースでしか仕入れ計上できないため、結局月次の確定ができなかったのです」と田中氏。そこで、一品管理を徹底するべくプロジェクトをスタートさせ、全社的な体制を整えていったという。

「店舗では電話やFAX、メールなどで景品を発注し、その管理はExcelで行うなど、属人化した方法で行われてきました。属人化してしまうと人が動かせないばかりか、業務も引き継げない。組織として仕事ができない状況にあったわけです。これを抜本的に改善していく必要がありました」と田中氏。

クラウド利用で自社構築も可能なkintoneに注目

卸業者と景品単価などを調整していきながらデータベースを整備していくことになるが、店舗側の負担を増やしてしまっては意味がない。そこで、煩雑な発注業務にならないような仕組み作りが必要だった。

「一品ごとに発注業務を行うという風習がパチンコ業界になかったこともあり、いろいろ探したもののフィットするものがありませんでした。そこで、自分たちで短期間に構築できるものが必要だと考えたのです」と田中氏。

目指したのは、発注したデータがWebを通じて仕入れ先にも見え、そのデータが最終的に請求データとして活用できるような仕組みづくりだった。

その基盤として注目したのが、kintoneだった。「kintoneが活用できそうだと話を聞き、30日間の無料お試しの期間に簡単なアプリを作成、景品管理や店舗の責任者、経理部門、そして卸業者などに見てもらったところ、これならいけそうだという意見をいただいたのです」と田中氏。

また、セキュアな環境を負担なく維持管理するためにも、自社でサーバを持たないクラウド環境はうってつけだったという。

「仕組みを構築する際には、データベース設計が一番大変です。kintoneであれば、あとから要望が出てきても首が回らなくなるような事態を避けることができると考えました」と田中氏。店舗や卸業者の要望に柔軟に対応するためにも、改善しやすい仕組みが必要だったのだ。

実際にJavaScriptで開発を行った伊東氏は、「私自身、少しJavaScriptをかじった程度で、本格的に業務システムを作ったことはありません。それでも、初めて見たときから簡単にアプリ作成できそうな感覚がありました」とその印象を語る。

実際の開発段階では、開発者向けのコミュニティサイトである「cybozu developer network」が大いに役立ったという。「必要なプラグインやJavaScriptなどは使わせていただいてます。迷ったときに非常に助かっています。これがなければ構築できなかったかもしれません」と伊東氏。

納品する際には、株式会社ケーピーエスが提供するプラグイン「ReportsConnect for kintone」を活用し、発注伝票をベースにPDFにて物品受領書と納品書を出力し、景品と一緒に納品する。店舗側では物品受領書に押印して卸業者に渡し、納品書に書いている発注情報をベースに現品との付け合わせを行うことになる。きちんと納品されていれば、検品アプリにて検品処理を行うことで、きちんと納品されたことが確認できる。そのデータが最終的に請求書データとして活用されることになるわけだ。

ただしこの段階では、店舗への景品入荷管理は可能だが、出荷管理はできていない。出荷の管理については、パチンコ業界特有の景品管理システムのほうで行っており、kintone上で確定した仕入れ情報をDataSpider Servistaを介して特定の共有フォルダーに格納し、景品管理システムがその情報を吸い上げることで景品在庫の管理が行われるようになっている。その時点で仕入れが確定し、DataSpider Servistaにて自動仕訳のための加工が行われ、会計側にデータが受け渡されることになる。

20日かかっていた数字確定がわずか1日に

マニュアルを渡しただけで入力できるなど直感的に活用できると利用者の評価も高い。「これまで発注業務はメールや電話、手書きのFAXなどそれぞれ属人化した方法で行われてきました。今後はkintoneに統一できるため、納品不備による機会損失やコミュニケーションコストも軽減されます。最終的には業務の効率化に大きく貢献するはず」と田中氏。

当初課題だった月次決算の早期化についても、「検品処理自体は店舗で毎日行う必要があるため、31日に仕入れたものはその日のうちに検品することに。つまり、月初には確定数字が自動仕訳されて経理に届くことになり、翌月の1日には処理が完了します。月次決算の早期化に大きく貢献します」と田中氏はその効果に期待を寄せる。

さらに、本社にて店舗と卸業者のやり取りが適宜確認できるようになり、ガバナンス強化にも大いに役立つという。「以前は請求書が来るまで状況が分かりませんでしたが、今は日々本社でも判断可能になっています。社内監査の部分にも役立つようになればさらなるメリットが得られる。企業コンプライアンス的にも大きい」と生駒氏。

既存Excelでの業務を置き換えながら、複雑な台管理にも応用したい

業務内でExcel管理しているものをできる限りkintoneに移行していきたい考えだ。「Excelでは、自分の業務に使いやすいように加工されてしまい、違う帳票が現場に出回って属人化した業務になってしまうことが多い。そういったものをなるべくシステム化していくことが組織として重要であり、そこでkintoneが活用できると考えています」と田中氏は語る。

また将来的には、償却資産として重要なパチンコ台の管理も行っていきたいという。「台のIDは管理していますが、細かく分けると“枠”と“基盤”と“板”で構成されており、資産上は1つでも店舗間移動やオークションでの売買時にはその3つを様々な組み合わせで移動することも。財務上はシンプルでも、管理会計上は複雑な処理を行っているため、いろいろな見方をして管理すべきものです。公的な手続きに必要な書類も多く、管理が複雑になりがち。これをkintoneで一元管理できるようにしたい」と田中氏に今後について語っていただいた。