RGC
- 【業務内容】
- ガラス製品の製造、卸、販売
- 【利用用途】
- 商品在庫管理、売上管理
- コロナ禍で大打撃を受けた沖縄県の琉球ガラス村
- ピンチを乗り越え、未来に繋げるために必須だったkintone
沖縄県糸満市にある「琉球ガラス村」を運営するRGC株式会社(以下RGC)。同社はガラス製品の製造、卸、販売まで一貫して行なっており、現在約70名のスタッフが働いている。その中には現代の名工3名、工芸士12名と専門資格を有するスタッフも多く在籍しており、質の高いガラス製品は観光客だけでなく地元沖縄県民からも愛されている。
そんなRGCでkintoneの導入・社内浸透に携わった當眞（とうま）大地氏。當眞氏は沖縄文化に携わりたいという希望を持って、今から約2年前にRGCに入社した。
今までは一切不透明だった社内のデータを、kintoneを使って見える化したエピソードを中心に、今後を見据えた展望など、當眞氏に様々なお話をうかがった。
既存データベースの情報はほとんど「意味無し」。社内の情報を分析する術がひとつも無かった
RGCにkintoneが導入されることになったのは2019年。消費税率変更により、10年以上使っていたPOSシステムの入れ替えが急務となった事がきっかけだった。前職で顧客にkintoneを提案する仕事をしていた當眞氏は、自身の知識や経験を活かしつつ、社内からさまざまな要望を取り入れて「スマレジ」とkintoneを連携させる方法でkintoneの導入を進めていった。
kintone導入以前、當眞氏が最も危惧していた点は基幹システムに登録されているデータがほぼ機能していない事だったと語る。
RGC株式会社 當眞氏
「今までは商品情報や顧客情報が体系化されておらず、昨年は何の商品が何個売れたのか、水色のグラスは全体の売り上げの何割を占めているのか、といった情報がまったく分からず、すべて現場の勘や感覚に頼った経営をしていました。顧客の県内・県外比率も分からず、傾向の分析や数字に基づいた戦略を立てる、といった事が難しい状況でした」
また以前は15分に1回の頻度で観光団体客を乗せたバスが琉球ガラス村に訪れ、沖縄土産として琉球ガラスをカゴいっぱいに買っていくという光景が当たり前だった。しかし近年はレンタカーを利用する個人旅行客が増え、スマホの普及も相まって自ら情報を調べて沖縄に訪れる観光客が増えた。時代とともに顧客の性質も変わり、営業スタイルも変わっていく。そのためには定量的なデータや、データをもとにした分析は欠かせないと當眞氏は考えていた。
「前職でkintoneを取り扱う仕事をしていたので、うまく導入が進めば大きな改善が見込めるという算段はついていました。しかし、いざ導入してみると予期せぬトラブルや障壁もあり、色々と難航した部分も多かったです」
表記揺れ問題は商品名をバーコード化して統一。入力の手間はバーコードリーダーを採用することで現場スタッフにも受け入れられた
kintone導入に際し、當眞氏はkintoneに仮データを入れて社員たちにデータベースの理想形を見せるなどの工夫もした。しかし役員たちからは理解を得られたものの、現場スタッフは難色を示していたという。
「元々あった基幹システムの扱いに慣れていた現場スタッフからは、当然拒否感が生まれました。データとしての精度を上げるためには入力必須の項目も増えますし、日々の業務に追われる現場スタッフからすれば『今までのやり方で上手く行っていたんだから、それでいいじゃん』という気持ちが強くなるのも分かります。そこで、データの精度は保ちつつ現場の負担を減らせるような仕組みを考えました」
最初に取り組んだのは、商品の表記ゆれ問題への対応だ。
商品の表記ゆれについて、當眞氏は沖縄県の名産である「シークヮーサー」を例に挙げて説明してくれた。シークヮーサーは「シークワーサー」「シイクワシャー」など表記が異なるケースが多く、これを各々の表記方法でデータベースに登録すると検索にヒットしなくなったり、ルックアップが使えなくなってしまったりする、という問題だ。
これと同様に、RGCで取り扱う商品名も入力するスタッフによって表記ゆれが発生し、データベースとして正しく機能しないという問題が発生していた。
そこで當眞氏は各商品に番号を付与し、データベース上の表記を統一することにした。しかしkintoneへの登録作業にはやや手間が掛かり、現場スタッフからすれば面倒な作業であることには変わらない。特にネックになったのは登録時にサブテーブルを一行追加する作業だったという。
「これがkintoneの仕様なので慣れてください、と言うのは簡単です。けれどそれでスタッフの負担やストレスを増やしては本末転倒なので、なるべく手間が少なく、また拒否感が少なくなる方法を考えました。その結果採用したのが、バーコードリーダーを使った登録方法です。サブテーブルを追加するためのバーコードと、商品番号のバーコードをそれぞれスキャンすると簡単にレコードを登録できるようにカスタマイズしました。これが大成功で、現場スタッフにすんなりと受け入れられたんです」
このバーコードリーダーを使った登録方法が成功した理由のひとつに「読み取るとピッと音が出ること」が挙げられると當眞氏は語る。
「音が鳴ると感覚的に『登録できた』という事が分かるし、マウス操作でいくつもボタンをクリックするよりも楽しく登録ができると思います。何気ない事のように思えますが、こうした小さな工夫が功を奏しました」
kintoneと共にコロナ禍を乗り越え、さらなる成長を目指す
當眞氏の尽力によりRGC社内でも徐々にkintoneが浸透し、在庫や売上をデータベース上で正しく管理する動きが出来つつある。
以前は業務の属人化も目立っており、広大な倉庫内のどこに目的の商品があるのかは特定のスタッフしか分からない、その人が休みだと調べられないという状況が頻繁に起きていた。しかし現在はデータベース内の情報を頼りに各々が必要な情報を必要な時に引き出せるようになった。こうした業務の属人化が徐々に解消され、社内の内線連絡も半分以下に減ったという。
kintone導入によって売上をロジカルに分析できるようになった
そして2020年、突如全世界を襲った新型コロナウイルスの脅威。沖縄を訪れる旅行客は激減し、RGCもその余波を受けた。スタッフの数は半数に減り、自治体からの要請で自宅待機を余儀なくされた時期もあった。
「コロナ禍でスタッフの数が減り、今までと同じ業務量を半分の人数でこなさなければならなくなりました。しかしkintoneを導入していたおかげで縮小した部署でも以前と同じように仕事ができています。それから、kintone導入以前はリモートワークなんて考えられないような状況でしたが、緊急事態宣言で自宅待機を命じられていた頃も、自宅でできる仕事はこなせていたので助かりました」
コロナという不測の事態による打撃を受けたものの、當眞氏は悲観的になる事なく今後の展望を明るく語る。
「客層の変化により営業スタイルも大きく変わりました。今は待っていてもお客さんが来ない状況なので、データをもとにロジカルに戦略を立てて行動することが求められています。これは営業スタッフのスキルも磨かれるということです。今社内の体制を整えておけば、いずれ旅行客が戻った際に必ず売上が上がります。我慢の時期ではありますが、そういった期待を持ってこの苦境を乗り越えていきたいと思います」
逆境に負けず、未来に向かって邁進するRGC。今後も同社の成長にkintoneが欠かせない存在として活躍していくだろう。
