日機装株式会社 様の導入事例

1953年に特殊ポンプ工業株式会社として創立し、現在はアジアや欧州、北アメリカなど世界中でビジネスを展開するグローバルカンパニーとして業界をけん引している日機装株式会社。産業用特殊ポンプ・電子部品製造装置、システムや発電プラント向け水質調整装置などを手掛けるインダストリアル事業を中心に、血液透析関連製品や人工膵臓装置などのヘルスケア関連製品を手掛けるメディカル事業、CFRP（炭素繊維強化プラスチック）製航空機部品を手掛ける航空宇宙事業など、幅広い事業を展開している。

営業情報のやり取りは、以前はExcelやメールなどを通じて議事録や報告書など担当者それぞれのフォーマット且つ担当者間で工場側に伝えられおり、ルール化された手法とはなっていなかった。そんな属人化された環境だったために具体的な要件定義に落とし込むことは現実的でなく、小さく始めて少しずつ周りを巻き込んでいく方やり方で、営業情報の共有化を進めることを検討したのだ。

スモールスタートを前提に考えた場合、できる限り自分たちでその都度作り変えていき、現場の要望に沿った環境への改善が常に必要だと考えた森氏。そのためには、内製化可能な仕組みが理想的だったという。そこで、お客様情報や商談情報が管理共有できるCRMやSFAツールなどを中心に、負担なく現場自ら変更できるノーコードツールを検討することに。

　そこで注目したのが、サイボウズが提供するkintoneだった。「迅速に展開でき、かつスモールスタートで進めていける環境としてクラウドが最適だと考えました。また現場で内製化できるノーコードツールとしてkintoneを検討したのです」。特にkintoneは数人からでも利用開始できるため、スモールスタートするには最適だったのだ。 

　他事業部ではSalesforceにて環境整備が進んでいたため、いったんはSalesforceも検討したものの、カスタマイズ性が乏しく、情報を入力する現場にとってハードルが高いと考えた。「どちらもトライアルで触れてみたものの、kintoneの方がフィットした印象でした。新たな仕組みの場合、どうしても現場は抵抗感を示しやすい。できる限り簡便で容易に入力できるものとして、kintoneであれば展開しやすいと判断したのです」。

　また、Salesforceを運用していた他事業部では、要件定義を行ったうえで外部パートナーに対して開発を委託せざるを得ず、内製化することが難しいと判断。「属人化した環境を同システムに落とし込むための要件が見えないなか、そもそも要件定義から始める従来のような開発スタイルでは時間もかかってしまう。スピード感を重視し、いったんは触りながら小さく始めていけるkintoneが最適だと考えたのです」と森氏。

　選択にあたっては、kintoneパートナーの存在も大きかった。実は基幹システム周りで支援を行っていたNDIソリューションズ株式会社がkintoneを扱うディベロッパーの1社で、基幹システムとの連携も含めたkintone支援の期待もあった。そこで、営業部門が持つ案件情報を工場側に共有するための基盤として、kintoneが採用されることになったのだ。

スモールスタートした当初は、案件情報をまとめたうえで日々の営業活動が集まる案件管理アプリを作成、わずか2か月あまりで運用をスタートさせることに成功する。その後は、工場サイドの技術部門がお客様と共に行う開発品の試作テスト情報の紐づけや議事録アプリなどを構築、今ではCRMによる顧客管理の基盤としてだけでなく、工場における全ての工程管理を担うPLM（Product Lifecycle Management ）としての機能が全てkintone上に実装されている。

▼案件管理をkintoneでデジタル化

　具体的には、精密機器関連の事業に関わる営業部から技術部、製造部、品質管理部、アフターサービス部のメンバー含めたおよそ150名全員がkintoneを活用しており、アプリの数は全体で800を越え、実運用では300ほどのアプリが日々の業務に利用されている状況だ。アプリ自体は、マスター系のアプリとともに、案件情報を管理するフロント系のアプリ、開発・設計などのプロセスを管理するアプリ、受注後の工程管理や出荷後の問い合わせ管理などアフターメンテナンスのアプリまで、あらゆる業務がkintone内に実装されており、業務に必要なワークフローも全てkintoneが使われ、受注状況などもグラフを用いて可視化できるようになっている。

▼ 出荷数もグラフで可視化

　また、ゲストスペースを使ってパートナー企業との間で発生する見積書や図面などの情報のやり取りや問い合わせ応対などコミュニケーション基盤としても活用している。パートナーとのやり取りが一元管理できるだけでなく、未回答案件も可視化できるなど、パートナーとの信頼関係醸成にも一役買っている状況だ。

　外部連携については、帝国データバンクと連携するプラグインを活用し、取引先の与信管理もkintone上で行われている。さらに、掲示板やお客様との試作テスト予約、設備稼働状況可視化、打ち合わせルームなどの施設予約といったアプリもあるほどだ。「kintoneファーストを掲げているため、今ではkintoneがないと業務が動かせないほどの基盤となっています。装置のカタログ情報や型番をはじめ、お客様情報、受注情報、在庫部品情報なども含めた各種マスターもkintone上で管理しており、案件管理のアプリを中心に全ての情報や工程が紐づくような形で構成しています」と森氏は説明する。

9200時間の削減や改善スピードの大幅アップなどさまざまな効果を実感

新たにkintoneで業務基盤を整備したことで、紙のワークフローに比べて90％ほどは労力が減っているなど、大きな効果がいたるところで得られている。今は改善効果がアピールできるよう、精密機器工場全体方針の達成基準とし業務改善アプリに改善成果を登録し、導入前と導入後の数字を明確化する試みも始まっている。「一例をあげると、紙による受注伝票処理をデジタルに置き換えたプロジェクトでは、アシスタントによる紙配布の準備や社内便の郵送時間も含め、年間で9200時間の削減を実現しました」と森氏。今では各部署で改善案の提出をノルマ化しており、その件数や進捗状況などもグラフ化して評価できるような仕組みも整備、業務改善のPDCAがうまく回るようになっている。

▼業務改善の効果もグラフで可視化

 　さらに、全ての情報をkintoneで管理していこうという意識が現場に生まれてきており、Excelで管理するのではなくkintoneに積極的に情報を登録していく流れもできつつあるという。「もちろんExcelが便利な場面はたくさんあるため、きちんとExcelも有効活用しながら、うまくkintoneと併用しながら業務に生かしています」と森氏。

　特にkintoneの魅力については、ワークフローが組めることが大きな価値の1つだと力説する。「組織横断的な仕組みでは、やはり承認や確認が必ず付きまとうもの。それが簡単に作れることが、展開を一気に加速させる原動力になっていると考えています」。承認のエビデンスが確保できることでトレーサビリティが容易なため、ガンバナンス面でも効果が高いという。アプリ作成の面でも、多くのメンバーに初期の段階でアプリ開発に慣れてもらったことで、ITスキルがさほどなくとも必要なアプリがその場で作成できる点は大きい。「アシスタントの方は今まで負担のかかる無駄なコピー業務や配布作業などがなくなるため、皆さん積極的に取り組んでいただいています。この流れはおそらく止められず更に自発的な改善が進んでいくことになるでしょう」と森氏。

【運用】プラグインで属人化を防止、全て内製化することで使い勝手を最大化

kintone展開に向けては、デジタル化に向けたプロジェクトチームを組んだうえで全てのアプリを内製化し、現段階で3年ほどかけて構築してきた。「以前は紙やExcelでそれぞれの工程が管理されていましたが、今は案件情報を登録した段階で付与される管理番号を軸に、設計・製造の工程管理や検査プロセスを連携させるなど、全ての情報がつながっています。受注できなかった案件も分析を行うため全て管理できるようになっています」と森氏。

　kintoneアプリについては、できる限りプラグインを活用して属人化を防ぐように工夫している。「我々は技術者であるため、kintone上でJavaScriptを駆使できますが、できるだけプラグインを利用して属人化を防いでいます」と森氏。工程作成のガントチャートプラグインやタグ表示プラグイン、Excelライクなインターフェースで情報が簡単にコピー＆ペーストできるkrewSheetなど、多くのプラグインを適用している状況だ。

　アプリを作成する際にも、利用者に必ずテスト入力してもらい、事前には見えていなかった要望をうまく取り入れていくことで、使いやすい環境づくりに取り組んでいる。「要望があればその場で私が直してしまうこともしますし、要望アプリによって改善要望があれば、アプリを作成した本人に直接連絡が入り、対応してもらうことも可能です。情シスに依頼した場合、申請の手続きから承認、聞き取り調査、そして実際の開発など、多くの時間がかかってしまう。kintoneであればその場で修正できるため、スピード感が全然違います」と森氏は評価する。

基幹システムのBOM連携やデータ活用フェーズへの展開を目指す

現状はCRMやPLMといった精密機器事業における中心的な業務がkintoneにて構築できており、おおむね業務システムは作り上げているという。これから手を付けていくのは、kinotne内で管理されている部品情報（BOM）を基幹システム側と連携させていくことだ。「大きなプロセスはほぼ出来上がっていますが、残っている基幹システムとのBOM連携は喫緊の課題です。基幹との連携は現場だけでは難しいため、情シスなど各所の協力を得ながら進めていきたい」と森氏。

またkintone内に蓄積された情報を分析し、次のアクションにつなげていけるような環境づくりにも期待を寄せている。「営業活動におけるお客様ニーズ、クレーム情報やトラブル情報などを評価、分析していくことで、開発へのフィードバックなど新たなプロセスにつなげていくような環境は今後整備していきたい。蓄積された情報を活用していくフェーズに入っていくはずです」と今後について語っていただいた。