kintone

ネオキャリア

事例から学ぶネオキャリア 様

ネオキャリア

【業務内容】
企業向けの就職採用支援、人材紹介派遣事業など
【利用用途】
法人営業・人材コーディネーターの求人情報一元管理、顧客情報管理、各支店間の情報共有など
  • 人材サービス業に欠かせない、法人営業・人材コーディネーターの求人情報一元管理に成功
  • 全国26支店間の情報共有を実現したシステムは現場で作った

一般企業向けの就職、採用支援をはじめ、介護士や保育士など特定領域に特化した採用支援などを手掛けている株式会社ネオキャリアでは、企業が求める人材を紹介する派遣事業も展開している。この派遣事業において、営業活動に関する行動管理や案件管理の仕組みをサイボウズが提供するkintoneにて構築している。kintoneを採用した経緯について、オフィスサポート事業部 事業開発部 アウトソーシング マネージャー 松村 直紀氏および、同事業部 派遣事業企画部 サービス推進室 マネージャー 本間 太氏、事業開発部 きゃりふらわー 営業 三島 紫帆氏にお話を伺った。

【課題】支店ごとに属人化していた営業支援の仕組み

新たな働き方を提案するオフィスサポート事業部

「アジアNo.1のサービスカンパニー」「世界を代表するサービスカンパニー」を目指し、2000年に創業した「株式会社ネオキャリア」。『「ヒト」と「テクノロジー」で一人ひとりの価値ある未来を実現する』を企業ミッションに掲げ、新卒や中途、アルバイトなどの採用支援事業をはじめ、介護士や保育士、看護師などヘルスケア領域での採用支援、人材派遣事業、求人広告事業など人材に関連した事業を展開している。

なかでも人材派遣を手掛けるオフィスサポート事業部は、事務派遣やコールセンター派遣などを中心に人材事業を展開しており、無期労働契約への転換期限を迎える2018年に対応するべく、常用型派遣と呼ばれる新たなサービスを導入したり、国内外のオフショアセンターを活用した提案を行うなど、新たな働き方を顧客に提案し続けている。

オフィスサポート事業部 事業開発部 アウトソーシング マネージャー 松村 直紀氏

営業における管理手法の属人化が招く弊害

そんな同事業部では、全国に展開する支店ごとに営業の行動管理や案件管理を行っているが、属人化した方法だったことで課題が顕在化していたと松村氏は振り返る。
「大きな組織変更などが何度か続いたことで、Excelといった扱いやすいツールがその都度採用され、結果として支店の中に情報が閉じてしまい、支店間で情報共有できないばかりか、スタッフと案件のマッチングといった業務フローが可視化できない状況に。事業もスピード感を持って成長している過渡期でもあるため、環境整備が追い付いていない状況が続いていたのです」。

実際には、行動管理のためにいくつかツールを試したことはあるものの、なかなか現場に即したものにはなりにくかったという。「お客様のなかには、コールセンターを展開するなど全国に支店を持つ企業も多く、複数エリアにまたがって採用活動が行われることもあります。その場合、支店同士での横の情報共有がとても重要です。しかし、エリアごとに属人化していたことで商談内容などをほかのエリアと共有するのが難しい状況でした」と本間氏は当時の状況を語る。事業拡大のためには、商談情報が横串しで共有、管理できる仕組みが求められていたわけだ。

派遣事業企画部 サービス推進室 マネージャー 本間 太氏

【導入】スピード感ある導入とコミュニケーション機能の存在

自分たちで必要なアプリを迅速に構築できる

そこで同社が目を付けたのが、サイボウズが提供するkintoneだった。「営業支援ツールなどと比べてコストは抑えられますし、自分たちでアプリが作成できる。クラウドなので最初から構築する必要がない点も高く評価しました」と松村氏。実は今回は、現場主導でインフラを構築しているが、本来なら同社でインフラを整備する際には、基本的にはIT部門が設計して開発、構築、運用を行うケースが多い。
「やはりスピード感を持って導入できるものが必要でした。会社全体のインフラとして検討し始めると、どうしても事業部同士での調整に時間が必要です。現場によって要望も数多く出てきてしまうことになり、なかなか前に進まないことも」。
kintoneならクラウド環境で利用できるだけでなく、現場サイドで必要な業務アプリを迅速に作ることができるため、現場に適した環境が迅速に用意できると考えたと本間氏。

案件に紐づいたコミュニケーションが可能なコメント機能が魅力

また、大きなポイントの1つに、コミュニケーション機能の存在が挙げられる。「これまでは、案件管理や進捗報告であればExcel、個別の相談や指示、依頼などはメール、ほか支店の動向を確認するなら電話といった、複数のツールを駆使して行う必要がありました。kintoneが持つコメント機能を活用すれば、案件に紐づいたコミュニケーションが可能ですし、kintone上にそれらの履歴が蓄積できます。シンプルに情報共有できる機能があることは大きなポイントでした」と松村氏は評価する。

 結果として、同事業部が抱える営業における行動管理や案件管理の基盤として、kintoneが採用されることになる。

【効果】横の情報共有が進んだことで事業に多くのメリットをもたらす

行動管理から出張申請まで、属人化したExcel管理からの脱却に成功

現在では、トータルで30あまりの業務アプリがkintoneにて作成されており、企業から案件を獲得する営業担当者や求職者との折衝を行うコーディネータ、そして支店の事務員など、全国26支店に展開する約300名がkintoneを活用し、営業支援や案件管理に役立てている状況だ。

具体的には、顧客管理アプリや商談内容を管理する行動管理アプリ、案件獲得後に活用する案件管理アプリなどが中心で、日報ではKPIとなる画数指標についての予実管理が可能になるなど、属人化したExcelによる管理から脱却することに成功している。将来的には求職者の情報をkintone上で管理して商談内容とマッチングさせる仕組みも構築予定で、事務側に対して契約書作成の申請を行うワークフローアプリと合わせて外販することも計画されている。

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営業リード管理アプリのレコード画面

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IT部門が介在せずに業務アプリが作れるすばらしさ

kintoneによる業務システムは、導入決定してから3か月後という短期間で本稼働させているが、いったん枠となるベースを作成したうえで現場の要望に応じて拡張、成長させていったという。「支店ごとに運用文化がまったく異なる状況だったため、最初から作り込んでしまうと現場にマッチしないことも起こりえます。意見を取り入れながらのほうがスピード感を持って業務基盤として活用できると考えたのです。それができるのもkintoneに柔軟性があるからこそ」と本間氏は評価する。

また、アプリは当初は松村氏自身が作成していたが、今は特別なITスキルを持たない事務の方が現場の要望に応じてアプリを作成している状況だ。「結局、選定から開発、導入、運用までIT部門は介在していません。それでも業務に生かせるアプリが作れるのは素晴らしい」と松村氏。

支店間の情報連携が商談の幅を広げる

実際の効果については、情報共有が進んだことで事業部の経営判断が現場に浸透するスピードが速くなり、営業の動きや案件の進捗などが一元管理できるようになったことが大きいという。また現場にとってみれば、支店間の情報連携が図れるようになったことが何よりも大きいと三島氏は力説する。「営業先でほかのエリアでも募集の案件があることがヒアリングできれば、kintone上でほかの支店状況を確認したうえで営業担当者にアプローチを打診するなど、横のコミュニケーションが図れるようになっています」。

また、大量募集が出たときに、ほかのエリアで採用されたスタッフの条件が確認できるため、条件緩和のための情報も得やすくなったという。
「年齢が30歳までだった募集条件の案件でも、ほかのエリアで35歳の方が採用されていれば、条件次第で年齢制限が緩和できることが分かります。以前は営業担当者に電話をして条件緩和などの情報を確認していましたが、その手間もなくなりました。事業部全体に共有することも容易になっています」
と三島氏は高く評価する。

事業開発部 きゃりふらわー 営業 三島 紫帆氏

案件管理アプリのレコード画面

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コメント機能によるコミュニケーションが業務効率化に貢献、他部門との連携も可能に

情報共有は支店同士だけではない。三島氏が便利だと感じるのは、人材募集を掲載する外部媒体とのやり取りを行う他部門との連携だ。
「人材募集を行う際には外部媒体に情報掲載の依頼を集客企画部に対して行うのですが、以前はメールにて案件番号などを伝えて依頼していました。今では、kintone上の案件情報からコメント機能を使って集客企画部の担当者あてに書き込むだけ。依頼するプロセスがシンプルになり、進捗もすぐに確認できます。その分、スタッフの方に時間を割くことができるようなったのは大きい」
と三島氏の評価は高い。 コメント機能については、以前は離れた支店での案件状況は電話で確認していたが、今では報告や連絡、相談のための基盤としてフル活用しており、案件についての情報が共有、蓄積できるようになっている。なお、営業ごとの案件獲得件数もkintoneのポータル画面に表示されており、営業成績が可視化できるようになったと本間氏。

もちろん、案件情報のExcelシートをマージする作業や事務に契約書作成を申請するフローがシンプルになるなど、全体的なプロセス削減にも貢献しているという。「事業の特性上、同じ求人内容を何度も定期的に公開することも多い。過去の情報をkintone上から探して更新できるようになるだけでも、大きな作業効率化につながっています」と本間氏。

コメントで情報掲載を依頼する画面

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求職者情報とのマッチングが可能な仕組みへと進化させる

今後については、kintoneのアプリが内製できる人材を増やしていきながら、各支店から上がってくるクリティカルな要望にも対応できるようにしてきたいという。「ルックアップや関連レコードなどkintoneの基本機能は活用していますが、さらなる要求に対応するためにはプラグインやJavaScriptでのカスタマイズも検討する必要があり、そのための人材を確保したい」と本間氏。
また急務となっているのは、求職者の情報管理とともに案件情報とマッチングしていく仕組み作りだ。現在は基幹システムで管理している求職者情報をkintone上でも扱えるようにしていくことで、マッチング精度を高めていきたいという。

 また、求職者のDB管理が可能になった段階で、求職者に対してメルマガの配信などを行うだけでなく、すでに登録済みの企業向けにトピックスを配信するなど、kintoneとメールとの連携にも期待を寄せていると本間氏に今後について語っていただいた。

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