ミエデン 様の導入事例

アナログな業務フローも多かった。例えば、社員が自社のデータセンターに入館する際は書類申請が必要で、上司の押印をもらった後、社内便で担当部門に送付する。このフローだけで1、２日を費やしていたという。

「そこで2021年にkintoneを導入し、まずは営業部門のみ、5ユーザーだけのスモールスタートで始めました。最初に作ったアプリは2つ。情報の属人化を防ぐために、顧客ごとの案件情報をまとめたアプリと、日々の営業活動を集約したアプリを制作して、2つを連携させたのです。kintoneアプリストアにあるサンプルアプリをほぼそのまま使う形で、プログラミングの知識がなくても簡単に作れましたね」（山田氏）

最初のkintone導入を裏で後押ししたのは、2021年に中途入社した、経営企画部本部長（当時）の小柴文明氏。当時、経営面から会社を見たとき、売上が伸びあぐねていたという。その原因を考える中で、情報共有できていないことによって、商談や営業の機会損失になっているのではと小柴氏は考えた。

そこで浮かび上がったのがkintone導入だ。小柴氏が前職で利用していたSalesforceも検討したが、入力項目が多くこの会社での活用は難しいと考えた。できるだけシンプルにして、柔軟にカスタマイズできるという点を重視し、kintoneを選択。導入を進めるにあたり、社内の情報共有に課題を感じていた山田氏に声をかけた。山田氏も「気になっていたあのkintoneだ！やった！」とやる気になり、一緒に導入を推進していくこととなった。

しかし、いざ全社展開を始めると、その壁の高さを思い知る。まず立ちはだかったのが、社内に残るレガシーシステムやアナログの壁だ。システムは古い様式が使われ続け、誰もメンテナンスせず、いざメンテナンスしようとしても、そのやり方を知る人もいない。日付が「平成35年」と表示されているシステムもあった。つまり元号変更が決まってからアップデートされていないのである。これ以外にもアナログな業務フローが多く残っていた。これらをkintoneに置き換えるのは想像以上の苦労だったという。

「もうひとつの壁は、社内の反応ですね。『こんなモノに金を使うな』という声もありました。これまでが“守る文化”だったからこそ、新しいものへの脅威は強く、『ミスが怖いから使いたくない』という声も聞かれましたね」（山田氏）

挫折しかけた山田氏だったが、このとき小柴氏から、社員が昼食で取る出前やお弁当の注文アプリをkintoneで作ろうという提案を受けた。当時、社員がランチの出前注文をする際のシステムが古く、使い勝手がよくなかった。

 「kintoneを全社に浸透させるには、全員が使わざるを得ない状況を作る必要があると考えました。じゃあ全員が使うものってなんだろう。人はみな腹が減る、それなら『お弁当注文アプリ』がいいんじゃないかと」（小柴氏）

山田氏は早速2つのアプリを作った。会社周辺の飲食店のメニューと料理写真、価格や社員のクチコミを載せた「メニューアプリ」と、実際の注文に使う「注文アプリ」だ。2つを連携させて、メニューを選ぶとそのまま注文できるという仕組みを実現した。  

「レコードの追加や編集、集計といったkintoneの基本機能をアプリに盛り込むことで、使った社員がkintoneの利便性を理解できるようにしました。画像を使ったわかりやすい使い方ガイドも作成。次第にお弁当のクチコミで盛り上がるなど、社員がゆるくつながれる場所になりましたね」（山田氏）

ここから一気にkintoneの浸透は加速。データセンター入館申請アプリで得たノウハウを横展開し、約70種類の申請をkintoneに集約した。古いシステムの廃止によるコスト削減は年間約300万円。各種承認にかかっていた時間の短縮は年間約6000時間に上るという。

「何より大きかったのは、社員の心にあった壁が取り払われ、マインドが変化しつつあることです。私たちも業務改善してみようと、それぞれの部署で声が上がるようになってきました。今までの守る風土から、社員同士がゆるくつながり、新しいことにチャレンジするマインドになってきたと思います」（山田氏）

今後目指すのは、全社員がkintoneを入口に業務改善を考えられる状態になること。そのために新入社員研修や管理職研修を工夫していく。さらに業務改善のアイデアを出し合うコンテスト（ハッカソン）も開きたいと考えている。