木村屋總本店 様の導入事例

「昨年夏まで、直営店は古いパソコンと遅いネット回線で業務を行っていました。PCのOSはWindows XP、ネットはPHS回線のAIR-EDGEで、店舗での作業時間がかなりかかってしまっているというのが課題にありました」（株式会社木村屋總本店　管理部　部長　齋藤浩二氏）

システムは10数年前に構築した重厚なもので、PCにも専用のソフトウェアをインストール。店舗側はAIR-EDGEなうえ、本部のサーバーにも回線は3本しか入っていなかった。そのため、28店舗あるものの、同時にデータをやり取りできるのは3店舗だけだったのだ。情報を送る時間帯はだいたい決まっているため、回線の渋滞待ちも発生していた。

時には、サーバーがクラッシュするといったトラブルもあったそうだ。そのため、システムでデータを送る一方、電話でのコミュニケーションも頻繁に行われていた。

しかし、電話と言うのはお互いの時間を強制的に消費してしまう。ルーチンワークとしては無駄であることは認識していた。 Windows XPもAIR-EDGEも14年前に登場したサービスで、機能的には3世代も4世代も前のものだ。ずっと前から使いにくさは感じていたとのことだが、すべて直営店と言うこともあり、自分たちで何とかしようと対処していた。

しかし、現場からの要望もあり、システムをリプレースすることになる。

「リプレースに当たり、何社かに話を聞きました。従来と同じような重厚なシステムを提案されることもありましたが、当然高価です。その中で、ソフトクリエイトさんからkintoneを紹介していただきました。もっと簡易的なものでいいのではないか、と考え始めていたところなので、kintoneで行きたいなと思ったのです」（管理部システム管理課　課長　山口一彦氏）

「iPadでのシステムにしたことで、情報の伝達にも変化がありました。これまでは定型文プラスアルファ程度だった報告だったのですが、「今日は雨なのでお客様が少なかった」といったやりとりが出てきたのです。使いやすい環境になったので、メールの延長のような感じで使ってもらえているようです」（齋藤氏）

また、画像の共有も可能になった。自分たちで「ファイル管理」アプリを用意し、写真を登録できるようにしたのだ。店頭のレイアウトなどを本部でチェックするのだが、これまでのシステムでは対応できなかったのだ。

そのため、従来は個人利用のスマートフォンからメールしてもらっていたそうだ。しかし、kintoneを導入することで、会社のシステムの中で完結できるようになった。

【出退勤アプリ】iPadから迷わず操作できるようボタンを大きくカスタマイズ

「出退勤」アプリはアルバイトを含めて、直営店の全スタッフの出退勤を管理するためのアプリだ。iPadの画面に出退勤のボタンが大きく表示され、誰でも迷わず操作できるようカスタマイズしている。

「出退勤のアプリは、出勤ボタンを押したら出勤のデータをいじれないようにして、出勤が押されてないと退勤が押せないようにしました。誤動作を防ぐためです」（遠藤氏）

【発注アプリ】ひと画面で複数レコード登録できるようカスタマイズ

「発注」アプリは、直営店が本部に商品を送るように依頼するために利用する。標準アプリだと1件1件登録することになるが、商品数が多いので手間がかかる。そこで、商品カテゴリーを選ぶと扱っている商品が一覧表示され、数字を打ち込んだ後、まとめて登録できるアプリを開発した。

このおかげで、エクセル風の操作方法となり、スムーズに利用してもらえるようになった。 発注があると本部が対応することになるが、その際の通知にも知恵を絞った。発注アプリでは1度の操作で複数の商品を登録できるが、通常の機能だと登録したレコードの数だけ新着通知が出てしまうのだ。

そのため、作業が完了した時に書きこむ「完了報告」というアプリを利用することにした。これは遠藤氏に相談し、自分たちで標準アプリを用意したのだ。

【実績アプリ】複数のアプリを横ぐしで集計

「実績」アプリでは、前日の売り上げや返品、発注に対しての余剰分などを入力する。加えて、実績を集計するために、ABC分析、アイテム別の前年対比、日別商品別の入荷出荷の数量の集計の3つを開発した。複数のアプリを横ぐしで集計するので、標準アプリでは対応できない。この集計アプリの開発でちょっと苦労したそうだ。

「膨大なデータだったので、いかに処理を早くするかという点に苦労しました。kintoneの推奨レコード数を超える集計をかけることがあるので、できるだけ集計速度を速め、無駄な挙動をさせないようにしました」（遠藤氏）

開発当初は時間がかかるどころかブラウザーが落ちてしまうレベルだったようだが、改良の末、ストレスなく集計できるようになった。

また、直営店のうち、一部の店舗の通信速度が極端に遅いというトラブルも起きた。3Gよりもさらに遅い速度でつながると、kintoneの登録ボタンを複数回押せてしまうのだ。すると、重複して同じレコードができてしまう。その対処も施したうえ、キャリアに相談し、無線LAN環境で接続するようにした。

導入からしばらくは密にコミュニケーションを取り、遠藤氏がいろいろな修正や要望に柔軟な対処をしてくれたそうだ。そのおかげで安定稼働ができ、今のところは大きなトラブルは起きていない。古いシステムからスピードリプレースし、この大成功は、木村屋總本店とソフトクリエイトの連携があってこそと言える。

最後に、kintoneに期待することを伺った。

「扱うデータ量が多いので、それにどう対応するのかが課題です。通常利用するアプリとは別に、過去の実績を見る場合は数か月ごとに別アプリを用意することを考えています。kintoneの推奨レコード数が増えてくれるとうれしいですね」（遠藤氏）