アイエクシード税理士法人
- 【業務内容】
- 税理士業務
- 【利用用途】
- 日報、顧問先管理、データ集計
- 「kintoneは失敗できるところがいい」トライアンドエラーを繰り返し短期間で業務改善を実現
東京近郊の法人顧客を中心に税理士業務、コンサルティング業務を行なっているアイエクシード税理士法人。Excelでの業務に課題を感じ、kintoneへの移行に取り組んだ、総務・経理業務担当の新倉かほり氏、税理士業務を担当する船山拓也氏にお話を伺った。
【課題】「できれば削減したい業務」に感じていたストレス
代表の税理士に加えて、複数名の税理士補助の社員が活躍するアイエクシード税理士法人では、顧問先への工数管理を日報を使って管理・運用しているという。
この日報はkintone導入前はExcelで管理しており、全社員の日報データを一つのファイルにまとめていたが、Excelファイルを開くだけで１〜2分かかってしまうという事態に陥っていた。その結果、本来の業務ではない日報を書くという「できれば削減したい業務」に時間を取られてしまっていたという。
具体的な運用方法としては、共有のハードディスクにファイルを置き、そのファイルに社員それぞれのパソコンからアクセスして日報を記入していたが、従業員の増加に伴い、ますますExcelでの管理が難しくなってきた。
総務・経理業務担当の新倉かほり氏
そんな中、「みんなが働きやすくなってもらうにはどうすればいいかを考える仕事が自分の仕事だと思ってます」と語る新倉氏と船山氏が中心となり、kintoneの導入に踏み切った。
【導入】失敗しながら最適な形にたどり着いたアプリ作り
元々、ITを使えばもっと効率よくできるだろうと考えていた新倉氏は、オフィス機器回りで付き合いのあった富士ゼロックス東京さんに相談したところ、kintoneを紹介され、導入の検討を始めたという。
「kintoneについて調べていくと、他社の士業向けのソフトは難しそうな印象だったのと比較して簡単そうで、ハードルが低い印象を受けました。」と新倉氏は語る。
kintoneは他社のすでに出来上がっているサービスとは異なり、アプリを作る必要があるが、そこが良かったという。「すでに出来上がっているソフトであれば、元々やっていたExcelと同じく、それ以外のことはできないですが、自分で変えていけるkintoneは、必要なものを取り入れることができるので、その点が決め手になりました。」（新倉氏）
工数管理までを実現する日報アプリ
最も活用している日報アプリは、ひと月毎にアプリを作り、社員毎に１レコードがあり、レコードの中のテーブルの中に実施した業務を記録していく形で運用しているという。
「最終的に1ヶ月分のデータを書き出し、そのデータを見ながら、毎月月初に社内会議を行なっています。会議では、どの顧客にどれだけ時間がかかっていて、その時間に対して、受け取っている報酬に見合っているか、または報酬に対して仕事が十分できていないので仕事の提供の仕方を変えた方がいいのではないかを検討しています。」（船山氏）
コンサルティング業務を行なっている船山氏は日々の入力が億劫ではなくなったと語った。
今でこそ運用が定着した日報アプリだが、実は一度失敗しているという。初めの1ヶ月は今とは違うアプリの構造だったが集計がうまくいかず、いろいろな方法を試してようやく、今の形になったそうだ。
「kintoneは、失敗できるじゃないですか（笑）。他の高いソフトを買ってしまうとお金は払わなければいけないし、時間がないし、ハードルが高すぎるので見定める側としてはだいぶプレッシャーがあるんですが、それに比べると価格も含めてkintoneはだいぶ入りやすかったです。」と新倉氏は強調した。
また、価格に関しても、他社のサービスと比べても安く、上司に相談しても高いと言われる金額ではないと感じたので、ハードルが低かったという。
運用に至るまでは、試用期間の1ヶ月でExcelからkintoneへの移行は完了した。実際にアプリを使う現場の方からの不満や要望も上がってくることもなく、馴染みやすかったという。
「初めに新倉が作ってくれたものが、ぱっと見てどこにどの情報を入れればいいかがわかりやすいものだったので、新しいシステムに触れるというハードルはものすごく低くなっていたので、使いにくいなどの不満などは一切なかったですね。」と現場で日々、日報を入力する船山氏は話す。
税理士業務を担当する船山拓也氏
どの顧問先にどれだけ時間をかけたかが把握できる日報アプリ
顧問先のマスターデータを日報アプリと連携
日報アプリの次に作ったのは、顧問先管理のアプリ。日報を書く上で、毎回顧問先の情報を書くのは手間なので、元々顧問先のマスタとして使っていたExcelファイルを読み込む形でアプリ化し、顧問先の情報や顧問料を管理し、日報アプリと連携して使っているという。
新規の顧問先が発生すると、メンバーから新倉氏に新規登録の依頼が来る形だが、日報アプリ自体に新規顧問先が発生したら、ここから登録してください、という顧問先管理アプリのリンクを貼ったという。そうすることで、自分で登録したいメンバーは登録できるようにしているという。
また、導入にあたっては、1日に何度もサイボウズのサポートへ電話をして問い合わせをしたそうだ。「こちらのつたない説明でも汲み取っていただいてわかりやすく教えていただきました。サポートの方には感謝しかないです。」と新倉氏。
日報アプリと連携している顧客情報アプリ
【効果】入力と集計作業の煩わしさから解放
元々使っていたExcelの日報は、開くのに40秒前後、保存して閉じるのにも40秒前後かかっていたが、kintoneにしたことでその時間が短縮されたという。
「日報はためてしまうと忘れてしまうので、毎日Excelを開いて入力していたので、開いて閉じてで１〜２分が短縮されて、日報にアクセスするという煩わしさがなくなりました。そのおかげで、今までよりもきめ細やかな正確な日報の情報として会議で提出できるようになったのは大きいですね。」と船山氏。
また、日報のシステムを管理する立場の新倉氏は、「Excelをみんなで編集すると式が壊れるんですよね。一度壊れてしまうと直すに時間がかかってしまっていましたが、そのストレスがなくなりましたね。」と効果について語った。日報を入力する側としてもExcel特有の「もろさ」を気にしなくてよくなったのも大きいと船山氏も評価した。
また、集計がしやすい点も評価しているという。膨大なデータになるため、ある程度日報がたまると、半年や一年単位ではどうかと集計して分析を行うが、その場合は、1ヶ月毎の日報アプリのデータをエクスポートして、集計用のアプリにインポートして集計しており、どの社員がどの顧問先にどれだけ時間をかけているかといった結果をグラフで確認できるようにしており、助かっているという。
kintoneを導入する以前は、日報を集計したシートはあったものの、おそらくそのデータは壊れていたと思われ、あまり活用されていなかったというが、kintoneにしたことで、日報に入力されるデータが正確なものになっているため、集計データが活用されるようになったそうだ。今後も更なる活用が期待できそうだ。
※本事例は2018年時点の情報であり、文中の「富士ゼロックス東京株式会社」は、現在「富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社 東京第二支社」へ社名変更しています。
【この事例の販売パートナー】
富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社 東京第二支社
富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社は、富士フイルムビジネスイノベーション製品を核とした「ドキュメント・マネジメント・ソリューション」とクラウドサービス「サイボウズ Office on cybozu.com」「kintone」の融合により経営・業務の省力化や増力化に貢献するトータルソリューションを提案し、IT環境の変化に対応するお客様のよりよい業務環境とコミュニケーション環境をワンストップで提供します。
