一迅社 様の導入事例

一迅社

【業務内容】
漫画雑誌や小説、アニメ関連の書籍・ グッズの販売
【利用用途】
Adobe Signを活用した電子契約業務,契約書の雛形管理,契約条件管理
  • Adobe Signとkintoneの連携で電子契約を実現し、1,400件を超える契約書を管理
  • テレワーク環境でも契約業務の円滑な遂行が可能に

漫画雑誌や小説、アニメ関連の書籍を手掛けている出版社の一迅社では、取引先の企業をはじめ、漫画家やイラストレーターなどクリエイターとの間で取り交わされる紙による各種契約書の作成や管理をkintoneおよび電子契約を実現するAdobe Signを活用して電子化することに成功している。その経緯について、総務経理部 部長 古川 武志氏および同部 法務グループ 佐々木 多栄子氏にお話を伺った。

【課題】煩雑だった契約書締結における業務の改善を目指す

1992年に設立され、出版社として漫画を中心にさまざまなコンテンツを手掛けている株式会社一迅社。漫画をもとに実写映画化も行われたヲタクに恋は難しいやシリーズ20年を超える最遊記シリーズなど豊富なタイトルを有しており、月刊雑誌やノベル・書籍などの出版をはじめ、電子書籍やオンラインショップ事業を展開。原作者と漫画家の橋渡しを通じて付加価値の高い電子書籍を配信するなど、熱心なファン層に向けにさまざまな漫画コンテンツやグッズを提供している。

そんな同社では、取引先の企業はもちろん、作家やイラストレーターなど多くのクリエイターとともにコンテンツを作り上げているが、実際の業務を始める際には契約書を取り交わすことが基本だ。従来、この契約書は総務経理部で草案を作成したうえで、担当編集者から作家などに送付し、内容確認後に正式に契約を締結するプロセスを経ていたが、契約締結までのフローが煩雑で多くの負担がかかっていたという。また、契約書を送ったものの作家から確認完了の返信が無いことや、担当編集者が総務経理部に本契約の申請を忘れてしまうといったケースも散見され、結果として契約書の締結率が十分な状況ではなかったという。「Wordで作成した草案を担当編集者経由で作家に送付し、内容を確認してもらい、問題なければ原本を2部作成して送付、捺印してもらったあとに回収するといった、一般的な契約書締結のフローでした。送料などの費用面の改善はもちろん、締結率を高めていきたいと以前から考えていたのです」と古川氏は語る。

総務経理部 部長 古川 武志氏

そこで、総務経理部内に法務担当の専任者を設置して、契約書締結業務を推進することで締結率は改善したものの、さらに締結率を高めていくための施策に取り組むことになる。「実は新型コロナウイルス感染症の影響もあり、紙を中心とした契約業務から脱却するいい機会でした。現時点で締結できていない案件だけでなく、デジタル化を軸に過去締結できていなかったものも含めて取り組むことで、締結率を高めていくことになったのです」と古川氏は振り返る。

【選定】電子契約や基幹システム連携などが柔軟なkintone、汎用性の高さも評価

新たな仕組みを模索するにあたり検討したのは、基幹システムとの柔軟な連携が可能なこと、そして契約書締結におけるプロセスがシンプルなものだった。「使いやすいクラウドサービスであることを前提に、基幹システムの刷新などに伴うシステム改修時にも柔軟に対応できるものが求められました。承認プロセスがワンクリックで済むなど直感的でわかりやすく、作家さんなどに負担がかからないようなものも希望したのです」と古川氏。特に基幹システムとの連携については、契約書の条件などをマスターに原価情報として取り込めるような環境づくりを目指したのだ。

総務経理部 法務グループ 佐々木 多栄子氏

そこで選択されたのが、電子契約書を実現するためのAdobe Signとともに、拡張性が高くさまざまなサービスとの連携が容易かつ、契約書の原案や契約条件の管理が可能なkintoneだった。「基幹システムやネットワーク関連でお世話になっている大塚商会のセミナーに参加した折に、Adobe Signを知りました。ただし、契約書締結以外の情報管理については別の仕組みが必要で、そこでkintoneを紹介いただいたのです」と古川氏。

実はSalesforceについてもkintone同様に紹介を受けたものの、汎用性に欠ける部分がネックとなったという。「kintoneであれば我々だけで項目追加などが可能なだけでなく、情報の入出力も簡単に実施できます。基幹システム上のマスター情報はもちろん、ISBNコードといった書誌データなどもExcelから簡単に取り込めるため、kintoneであれば容易に運用していけると考えたのです」と古川氏。ライセンスの面では、Salesforceと比較して安価に環境が整備できる点も魅力的だったという。

結果として、同社の契約書作成および締結プロセス管理の基盤として、kintoneAdobe Signを連携させた環境が選ばれることになる。

【効果】kintoneとAdobe Signで契約業務の電子化を実現

マスター管理はもちろん、契約書作成からフロー管理までをkintoneで実現

現在は、契約条件や支払先、ISBNコードといったマスター情報を管理するアプリとともに、契約書業務の中心となる「出版契約書アプリ」を用いて契約書作成を実施、書面の確認が必要な担当編集者や作家をアプリ内で選択することで、Adobe Sign側で電子契約の締結フローが動き出す運用となっている。各種マスター情報は基幹システムやExcel上の情報を事前にkintoneにインポートしており、契約書作成時にはkintone上で選択するだけで各種マスターの情報が参照できる。契約形態によってひな形もマスター化されており、手入力せずとも契約書が作成できるなど、効率的に運用できるよう工夫されている。kintone自体は古川氏および佐々木氏が利用している状況だが、いずれは周辺業務も含めて利用できるメンバーを増やしていく計画だ。

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契約書作成については、大きく2つのパターンがある。社内のグループウェアにて担当編集者から契約書作成の申請が行われた段階で、Wordでドラフトを作成するパターンとkintone上でドラフトづくりを行うパターンだ。どちらのパターンであっても、最終的にはkintoneに情報を入力し、トヨクモ社が提供しているkintoneの連携サービス「プリントクリエイター」にて契約書がPDF化される。次にAdobe Signを利用し、担当編集者や作家などに契約内容を確認してもらったのち電子契約として締結する。「問題があれば差し戻しが行われ、再度kintone上で内容を修正したうえでAdobe Signのフローに乗せています」と佐々木氏は説明する。締結後の原本はkintone上に保管され、契約書の情報管理や期限管理などがkintoneアプリにて行われている。

契約書締結までのフローを効率化、テレワーク環境でも契約書業務を推進可能に

現状は運用を開始したばかりで、契約締結率の向上に取り組んでいる最中だが、目に見える大きな改善が見られた点があるという。それが海外在住の作家との契約締結だ。海外在住の作家に契約書を郵送する手間がなくなり、契約自体のプロセスがシンプルになっているという。「紙の場合は、返送用の送料などもこちらで用意しておく必要がありますし、なかには返送いただけずに無駄になってしまうことも。今では電子契約によって契約書の送付、回収が容易です。担当編集者自身が承認しないと次のステップに行かないことが見える化できるようになり、どこのステータスで契約が先に進んでいないのか管理できるようになり、締結し忘れの解消にもつながっています。もちろん、郵送代など費用軽減にも貢献しています」と古川氏は評価する。

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今は多くの企業で在宅勤務が広がりつつあるが、kintoneによってテレワーク環境でも契約書締結のフローが運用できるようになったことも大きな効果だと佐々木氏。「紙での運用時には、契約書の製本や割印・代表印の押印などに手間がかかるだけでなく、製本作業や契約書の返送時には出社を余儀なくされていました。今は在宅でも契約書作成から締結後の管理もリモート環境で進めていくことができます」と高く評価する。作家側も電子化によって紙への捺印の手間がなく返送する負担も減るなど、契約作業における負担軽減につながっていると好評だ。

電子契約をさらに推進しながら、人事評価や与信管理などにも応用を検討

現在は電子契約を始めた段階で、いまだに紙で運用せざるを得ない取引先も存在しているが、いずれは全て電子契約に移行できれば理想的だという。「契約書の草案作成から送付するまでのプロセスが大幅に短縮でき、お待たせすることも少なくなりました。一部取引先の企業では電子契約の環境が整っていない部分もありますが、いずれは全て電子化できればと考えています。」と古川氏。もともと新規契約の申請を行っているグループウェアのワークフロー機能をkintoneにて実現することも含め、用途の拡張も検討していきたいという。「柔軟性のあるkintoneを業務基盤として活用し、稟議書など社内で動かしている各種申請のフローをkintoneに統合した方が管理しやすい」と古川氏は今後の展望を語る。

また、現状は保管されていた過去の契約書に関するデータベースをkintone上に登録する作業を進めており、完了次第他の部門にも共有する計画だ。「例えばグッズを作成する際には契約条件を確認する必要があります。編集部はもちろん、権利関係を担当している部署など、契約書の内容を他部署にも共有していきたい」と古川氏。ほかにも、Excelで管理する業務も数多くあるため、効率化できるものはkintoneでの実装も検討していきたいという。「メールとExcelを駆使して実施している人事評価など、運用に限界がきている業務も少なくありません。評価書式のフォーマット化や数多くいる評価者へのワークフローの整備など、kintoneでできることはまだたくさんありそうです。取引先の与信管理などもkintoneが使えるのではと考えています」と今後について期待を寄せている。

【この事例の販売パートナー】
株式会社大塚商会

https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/groupware/cybozu/cybozu-kintone/

【この事例の開発パートナー】
k&iソリューションズ株式会社

https://kandi-sol.co.jp/