Fast Fitness Japan 様の導入事例

kintone導入のきっかけは、法務を担当する白水氏が、契約書管理のシステム導入を検討していたことだった。 同社では米国本部やフランチャイジー、店舗スタッフなど、様々な関係者との契約が発生する。あらゆる契約書が、紙のファイルとなって溢れていた。

いわゆる契約書管理用のソフト導入を検討するも、特定の業務だけのために多大なコストをかけることを躊躇していた白水氏。 何か良いツールはないかと探すうちに、前職時代に使っていたkintoneの存在を思い出したそうだ。

試用期間30日の間に、当初の目的であった契約書管理のシステムを作成。システム開発などは経験のない、お二方での作業だ。 ドラッグ&ドロップで画面を作れて、直感的に操作ができるkintoneの特長が、それを可能にしたという。

「システムが直感的にどんどん作れて、なんだか楽しいおもちゃみたいだなって(笑)。他に検討していたシステムと比べて、見た目や操作性がシンプルでした。 ヘルプ画面やサポートも充実していて、作り方がわからなくなった時に問い合わせるとすぐに対応してくれました。 お試し期間中に作り込んで、もうこれ無しだと業務が回らないっていう状態になりましたね。」と、渡邊氏。

導入後は契約書管理以外にも、店舗管理や取締役会議事録管理、出店承認やトラブル報告書など、あらゆる業務に関するアプリをkintoneで作成。 「あれもこれもやりたいって思っているうちに、kintoneでどんどんアプリを作ってしまうんです。」 最初こそテンプレートを参考にしていたものの、慣れてくると０からどんどん作っていたとのこと。その数は導入後４ヶ月で、約９０個にのぼるそうだ。

連携製品の活用も、お手の物だ。　kintoneアプリ内のデータをバックアップ管理する「kBackup」や、帳票出力サービスの「プリントクリエイター」も、白水氏が連携作業を行った。

「申請書の出力アプリをもっと作り込めないかと情報を探している時に、プリントクリエイターを見つけました。帳票レイアウトとアプリの項目は直感的に繋げられるので、連携作業も簡単でしたね。 今は申請業務のほとんどをkintoneで行っているので、社員のほぼ全員が使っています。これがなかった時にどうやって仕事をしていたのか、ちょっと分からないです。」と、白水氏は語る。

また、kintoneを導入したことによる思わぬ効果もあった。アプリを作る過程で、それぞれの業務フローが整理・可視化されたことだ。

「kintoneでアプリを作れないっていうことは、その業務のフローが整理されていないということだと思いました。アプリに落とし込むことで、やるべきことが可視化されましたね。」

また、人事部が担当しているアルバイトスタッフの雇用契約更新業務も、書類の更新に数時間かけていたものが数分の作業に短縮された。 渡邊氏は「kintoneは私たちにとって必須のツールですが、人事部のメンバーは『希望』だと言っていました。」と、kintoneが同社の業務改善にもたらした影響の大きさを笑顔で語った。

今後は、現在使っている管理系の業務以外に、今はエクセルで行っている営業部の案件管理や顧客管理にもkintoneを活用していきたいとのことだ。 「皆でデータを共有して同じものを見られるのも、kintoneの良さだと感じています。今はエクセルで管理しているものをアプリにしてしまえば、共有するのにいちいち印刷する必要も無くて、もっと便利になると思うんです。」と白水氏。

ITの専門知識を持たずとも、たった２人で新しいシステムの構築・導入をやり遂げたお二方の活躍から、今後も目が離せない。