エスクリ
- 【業務内容】
- ブライダルパーティー会場運営
- 【利用用途】
- 案件管理、帳票連携、基幹システム連携、CRM
- 見積もりから請求までの業務をkintoneで支援
主体のブライダル事業と並行して、ブライダルの遊休施設を活用した法人宴会ビジネスを展開している株式会社エスクリ。積極的な日本全国への展開に伴い案件数が増える中で、現在のパーティ案件の管理方法を見直すことになった。
チームとして案件の進捗を一元管理することで営業を推進し、さらに上を目指すためにシステムを活用することを検討した。
【課題】
様々な業務における問題とシステムのランニングコストが課題だった
●案件管理が属人化しているため、顧客の流入から施行までの状況が見えていない。
●見積書や請求書などの帳票は、各担当者がExcelで作成しており、一元管理できてない。
●申請・承認の事務処理がシステム化されていないため、スピーディな対応ができていない。
●月次の予実管理表を手作業で作成しており、集計ミスやリアルタイム性に問題があった。
●現行システムのユーザライセンス料が高く、将来ユーザ数が増えた場合はコスト増が懸念された。
IT統括部 松尾氏
【導入】
案件管理、見積・請求書管理をkintoneで
●パーティーハンターシステムの入口である案件登録をkintoneアプリで作成。（案件管理アプリ）
※パーティーハンター（https://partyhunter.jp/）：主体のブライダル事業と並行して、ブライダルの遊休施設を活用した法人宴会ビジネスを展開
●今まで手作業で作成していたExcelの見積書/請求書関連をkintoneアプリで作成。（見積管理アプリ）
案件管理アプリから連携させ、ボタン一つで見積管理アプリに遷移、見積書・請求書を作成。
●紙を印刷し手でまわしていた申請フローは、kintoneのプロセス管理を設定、システム化。
●月次の予実管理表のグラフ表示はカスタマイズをして実装。
●見積書や請求書は元々の帳票を表現できるようアドオン製品としてサイボウズスタートアップス社のプリントクリエイターを導入。
帳票連携
見積書、請求書などの多くの帳票をkintoneから直接出力することができる。事業所ごとに異なるロゴを切替えることができ、ワークフローによる承認者の電子印も自動で印影がされる。
Excelの帳票イメージを再現
これまで手作業で集計し、リアルタイム性に問題のあった管理帳票を、日々入力したデータを集計してブラウザに表示する。
現場の混乱をなくすために、今まで使っているExcel帳票と同じレイアウトで表示。
【効果】
案件ロスの削減や入力負担の軽減により、作業効率がアップ
●案件を一元管理することによって、リアルタイムで案件の進捗状況を把握することができ、案件ロスの削減や作業の遅延が見えるようになった。
●１つの画面で様々な処理が完結できるようにしたことで、担当者の入力負担を軽減することができた。
●入力したデータを再利用して、管理帳票や見積書、請求書などをボタン１つで作成できるようにしたことで、作業の効率化を図ることができた。
●申請・承認のワークフローをシステム化したことで、上長は外出先から承認処理を行うことができ、さらに承認と同時に帳票の承認欄に電子印が付くため、手続きのスピードアップを図ることができた。
【基幹連携】
kintoneと基幹システムの会計データ（受注・売上・請求）の連携を自動化。
現行CRMからkintoneへの移行
新システムにデータを移行する場合、システム間でデータの属性などが違うことから、移行仕様書やマッピングリストなどで移行方針を決め移行する。また、新旧のシステムが平行稼動している場合には、事前の計画が重要となる。
今後の活用について
「担当者の日常業務を支援するシステムが構築できたことで、担当者の作業効率が上がり、スムーズにシステムを移行することができました。
今後はこの成功を他の部署にも展開していき、全社的な作業効率化を図っていきたいと考えています。また、kintoneは項目追加など簡単に設計を変更することができるので、現場の声を聞きながら、継続的に機能強化をしていきたいと思います。」
IT統括部 中根氏
コムチュアではcybozu「kintone」や「Garoon」の導入コンサルから開発・運用まで一貫してサポートさせていただきます。またグループウェア実績20年以上のノウハウを生かしたIBM Notesからcybozu製品への移行や、海外CRM製品からkintoneへの移行など、実績が多数あります。
その他にもIot連携、CRM、企業間ソーシャル、cybozu製品保守サポートなど各種サービスも取り揃えております。是非、お気軽にご相談下さい！！
