中萬学院には主に集団指導と個別指導の2つのスタイルがあります。
集団指導では、クラス毎に個別担任制を設けていて、担任による生徒へのきめ細やかなフォローと豊富な経験から質の高い授業を提供しています。個別指導では、生徒１名または2名に対して1名の講師がつきます。授業中は、生徒のすぐ隣に講師が座って学習指導をしています。個別指導の講師は当塾のOBが多いので、情熱を持って自らの受験の成功体験と共に勉強の分からないところや学習方法を後輩達に教えています。

「kintone」は、個別指導のクラスで抱えていた問題を解決したくてシステムを探していました。 個別指導のクラスでは、授業の最後に講師が生徒一人一人に対して塾での学習内容を記録した報告用紙を記入します。記入する内容は「どの教科をどこまでやったか」「宿題は提出したか」「宿題の成果率はどれくらいだったか」「指導の中で気になった点」などです。全て手書きで行っていたのですが、これが意外と講師への負担が大きくて電子化することで解決したかったんです。
登録データの内容からいって「データベース」システムが欲しかった。さらに、当部門は神奈川県内に５７教室あるので、どの教室でも使えるように「どこからでも利用できる」「データを共有できる」ことも重要でした。そこで「データベース＋クラウド」のキーワードでシステムを探しました。

「データベース＋クラウド」で検索してでてきた、いくつかのシステムを試しました。
検討のポイントは「入力項目の設定が自由にできること」「離れている各教室で使えるクラウドサービスであること」「（クラウドサービスなので）セキュリティが安心なこと」あと「スマートフォン、iPadから入力しやすいこと」でした。というのも、電子化にあたって、講師用の入力端末はモバイル端末にしたんです。講師の大学生はPCも使えますが、スマートフォンのほうが使い慣れていますから、スマホやiPadのほうが入力が楽になると思ったんです。

最初に試したのはGoogle spredsheetでした。これは、モバイル端末からの入力が不便だったのでやめました。 次に試したのが kintone でした。検討のポイントは抑えられていて、やりたいことが出来そうだったので実機セミナーに参加しました。直接サイボウズの方から詳しく話を聞けたので試してみることにしました。

部門で使うシステム予算の権限は部門にあるのですが、部門判断でシステム導入はできません。使いたいシステムが決まったら本部のシステム部に導入意向を伝えてチェックを通します。生徒の情報には氏名などの個人情報を含んでいますし、かつクラウドサービスなのでセキュリティ面でのチェックが厳重でした。

kintoneに限らず、ITの導入には抵抗勢力は必ずあります。ただ、kintoneの場合は直感的に使える点が誰が見ても明らかだったので説得しやすかったです。kintoneを使う為の社内での教育コストはほとんどかかっていません。また、小さく始められる点もよかったですね。最初に導入したのは３教室だけ。そこから、5教室、15教室と順に増やして行きました。全部で５７教室あるので、最初から全教室で導入することを前提にはじめたら、もっと時間がかかったと思います。

kintoneは、直感的に簡単に使えるようになっており、ITリテラシーの低い方でも抵抗なく使えるのが良いところです。いろいろな場面で使うことが可能だと思います。イベントや講習などの集計や、講師アンケートなどはすぐにでも活用できると思っております。