Francfrancの店舗では、新商品の納入時期を確実に把握することが、販売戦略の要となっている。

「Francfrancは、商品開発のスピードが早いブランドです。週に何点もの新しい商品が店頭に並び、そのたびに売り場替えを行います。ビジュアルを重視して雑貨類を盛り付けるので、展開プランを前もって考えておかなければなりません。そのため、各店舗に新商品がいつ入ってくるかという情報をスピーディーに提供することが非常に重要だと思っています。」（鈴木氏）

ところが、数年前から新商品の納期をタイムリーに伝えることが難しくなっていた。背景には、SPA型(製造小売型)へのビジネスモデルの転換がある。プライベートブランドの比率が急速に増え、商品企画や製造など、自社で管理する領域が広がったのだ。10年前から利用している基幹システムは、ナショナルブランドの販売を前提として設計されているため、新たな業務フローには対応していない。すぐに基幹システムを改修することもできず、ビジネス環境の変化によって必要となった発注済みの商品が納品されるまでの管理は、Excelで行うようになった。しかし、Excelを使った発注残管理は、複数のメンバー間の情報共有が難しく、スピード感のある対応ができていなかった。

暫定的にExcelで行っていた発注残管理は、まず購買部門の担当者が、発注した商品の情報をExcelに追加して、発注先の商社にメールで送付する。商社からは、納期回答が追記されたExcelが送られてくるというフローだった。しかし、8,000点もの商品情報を取り扱うExcelシートの受け渡しは、その煩雑さから週に一度が限度。商品開発や製造の遅延に気がつくまでに、最大で一週間掛かっていた。

また、業務の属人化も、納期の把握を難しくしていた。同社では、取り扱う商品を10のカテゴリーに分けており、カテゴリーごとに購買担当者がいる。取引先と連絡を取り合うメールには、他のカテゴリーの担当者もCCとして宛先に入っているが、担当外の案件の経緯は追いづらい。そのため、担当者が不在のときは、問い合わせがあっても正確な納期を伝えることが難しかった。

「もともと、発注残管理ができるパッケージを探していた」という忽那氏。しかし、パッケージの場合、納品後の在庫の管理など、運用中の基幹システムと重複する機能まで含まれており、何千万円にも上る初期投資が必要になることがわかった。

また、同社では、システムチームはたった4名で約2,000人の従業員が日々利用するシステムを支えている。少数精鋭のチームのため開発部門は持たず、システム開発は外注している。そういった事情から、柔軟に対応できる面でメリットがあるスクラッチ開発も、コスト高になってしまう。

これらと比較して、「kintone」は、初期費用がかからず、社内で業務アプリを構築できることが決め手の一つとなった。

②すぐに業務を改善できるスピード

これまで発注残管理に利用していたExcelを、短期間で移行できることも「kintone」の強み。クラウドサービスのため、サーバーマシンの設置などハードウェアを用意する必要がない。さらに、アプリの作成も短期間で行えた。
「パッケージのシステムを入れると、カットオーバーまで早くても3ヶ月、遅くて1年?1年半掛かってしまいます。また、スクラッチの場合は、パッケージ以上に 時間がかかります。『kintone』アプリは2日で作成でき、データの流し込みや各種連携を含めても、2週間くらいでリリースできました。」（忽那氏）

「kintone」で作成した納品管理アプリの利便性をさらに高めるために行ったのが、基幹システムと「kintone」の連携だった。商品コードを入力すると、基幹システムにある商品マスターのデータを参照して、商品名や価格といった情報を自動的に「kintone」アプリに反映する仕組みや、「kintone」のデータを、集計用に前日との変更箇所に色をつけたExcelシート形式で出力する仕組みを構築。利用者の負担やミスを減らしている。